Manejo de anticipos en reportes CxC y CxP

Estimados miembros del foro, quiero consultarles sobre la forma de configuración de los documentos para el manejo de anticipos en la versión 2 de los reportes de Cuentas por cobrar y cuentas por pagar he tenido casos por ejemplo que un cliente otorga un anticipo de Q20,000.00 y luego se factura la venta por Q40,000.00 el saldo a cobrar asciende a Q20,000.00. Pero no puedo aplicar el anticipo al valor de la venta y si este saldo se cobra en abonos nuevamente existe el problema de aplicar los abonos al saldo pendiente.

@MarioEsquit le adjunto link con la sugerencia para la solución:

Aprovecho para sugerir incluya su foto para cumplir con los requerimientos minímos del foro.

Gracias Lic. , en resumen no se podría afectar los reportes cuando se manejan anticipos o no se si estoy en lo correcto.
Saludos

Buen día

Un recordatorio de las políticas del Foro:

En el caso de Cuentas Corrientes (CxC y CxP) Diamante Contador permite el manejo de anticipos en la Version 2, pero requiere varios procesos adicionales.

Acontinuacion una forma sugerida para efectos ilustrativos, tomando el ejemplo la capacitación vitual impartida por el Ing. @rtusher

La metodología general se resume en la siguiente imagen para cuentas por pagar (CxP) y muy similar para CxC con alguna variantes.


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Partiendo con los datos proporcionados para cuentas por cobrar.


Primer paso:

Configurar un Tipo de Documento (Anticipos Clientes)


Segundo Paso:

Operar y guardar el documento sin valores (Q0.00) para el cliente que corresponda.
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Se puede observar, no obstante que el documento no tiene valor (Q0.00) tiene un efecto en el estado de cuenta:
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Tercer paso:

Configurar el Documento que registra el anticipo (Recibo de Caja o simplemente Recibo), debe tomar en cuenta que, para operar adecuamente la cartera de clientes, la entidad debe implementar la utilización de recibos.
La configuración del Tipo de Documento depende de las Cuentas Contables que utliza la empresa y de las políticas de manejo de los cobros (efectivo, cheques, etc.), la siguiente es sólo una forma sugerida.

Cuarto paso:

Operar el Recibo con los datos correspondientes
Debe seleccionar en el panel de cuentas corrientes ( último segmento del documento) dando clik en el rectángulo de color azul celeste , luego presiona la tecla F2,
y activa la casilla de imagen
Luego selecciona el imagen imagen

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El comportamiento del estado de Cuenta del cliente es el siguiente:
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Por último ya puede operar la Factura de Venta por Q40,000.00


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Dicha factura ya se incluye en el Estado de Cuenta:
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Como aún quedan pendientes Q20,00.00, fraccionaremos en dos pagos de Q10,000.00 c/u
En la siguente imagen un recibo por Q10,000.00 y el reporte del Estado de Cuenta
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Luego operamos el último recibo:
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El Estado de Cuenta del Cliente queda a cero (Q0.00)
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Como se indico anteriormente, la metodología es similar tanto para Cuentas por Cobrar como Cuentas por Pagar (sólo cambia un poco al configurar la Base, Aplicación, Disminución o Incrementa Saldo).

Si desean que se incluya un ejemplo de Anticipos para Cuentas por Pagar, pueden indicarlo en el post (Toda vez el participante del Foro haya incluido la Foto, es una de las políticas del Foro)

Saludos.

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Gracias @Blagmiro_Contreras por su valiosa respuesta, con esto he resuelto varias interrogantes . Incluiré la fotografía lo mas pronto posible.
Saludos

gracias disculpe la molestia, seria tan amable de apoyarme con un ejemplo para cuentas por pagar, :disappointed_relieved: es que estoy tratando de aplicar un anticipo de viaticos y los gastos que vinieron posterior a la fecha, que fueron ocasionados con ese anticipo.

gracias

@Marlene-de-Avila

perdone nuevamente, pareciera que no se hacer las partidas, pero efectivamente, normalmente yo realizo una compra mi factura quedara codificada
cta de gts 100
iva 10
prov. o ant. prove 110

y emito el cheque
prov. o ant. prove 110
a bancos 110
En cuanto al sistema esto es lo que estoy viendo que realiza:
y el sistema me deja con f2 buscar la factura siempre y cuando tenga una fecha igual a la del cheque o antes de la emision del cheque. con este procedimiento veo que la puedo descargar del modulo de auxiliar de cuentas por pagar.
pero volviendo hacer lo mismo pero al reves.
primero saco el cheque por anticipo
prov. o ant. prove 110
a bancos 110
y posterior ingreso la factura pero esta tiene una fecha posterior a la del cheque
cta de gts 100
iva 10
prov. o ant. prove 110

la pregunta es?
como hago para rebajarla del modulo de auxiliar de cuentas por pagar dentro del sistema, si el cheque tiene una fecha y la factura tiene otra mas alta a la del cheque.
en el sistema es que no se como poder realizar este descargo. contablemente ya quedo hecho. pero a nivel de auxiliar para que al momento de imprimir mi auxiliar y mis cuentas por pagar del balance, tengan los mismos datos.

creo que talvez alli me doy a entender. disculpe.

@Marlene-de-Avila efectuando el paso 3 explicado anteriormente.
Saludos

Buen día

Diamante Contador tiene entre sus características, que es versátil (se adapta a las principales necesidades de cada usuario, salvo las limitaciones por no ser un sistema integrado).

En otras palabras, cada usuario adapta las funciones del sistema a efecto de simplificar su operación.

Citando como ejemplo:

Antes que se implementara la opción de los anticipos en CxC y CxP, utilizaba la opción de una cuenta puente (regularizadora de pagos).

Puede aplicar varias alternativas, a continuación para efectos ilustrativos en dos escenarios:
Compras a Proveedores y el otro, cuando una persona debe liquidar un anticipo de cheque (viáticos, caja chica, etc.)

Paso 1 (Compras a Proveedores)

Crear un Documento sin valor (Q0.00) con fecha anterior a las facturas
En este caso, la fecha de emisión del cheque del anticipo:
Esto es para que el sistema permita el manejo de documentos con fechas posteriores a la fecha del cheque

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Ingresar el documento sin valor (0.00), con el NIT del proveedor a quien se emitirá el cheque y procede a guardar (F11): ejemplo

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El estado de cuenta del Proveedor refleja lo siguiente:

Paso 2
Ahora procedemos a registrar el cheque de pago de proveedores (ANTICIPO)

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Al seleccionar el documento, se procede a ingresar la cantidad, en este caso Q110.00, posteriormente guardar la operación (F11) de esa forma queda el registro del cheque emitido.

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Ejemplo:

Paso 3
Bajo el supuesto que la persona hace la liquidación del anticipo la siguiente semana de emitido el cheque, presentando dos facturas por Q55.00 c/u
La primera por papelería:

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La otra factura por la compra de una engrapadora:
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En los reportes de los estados de cuenta por pagar da la siguiente información:



Ahora veamos el caso de una persona a quien se le emite el cheque (No es proveedor), pero proporcionará facturas de distintos proveedores. Típico caso: viáticos, caja chica, etc.

Paso 1 Crear un documento (anticipo a proveedores) sin valor
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El estado de cuenta es el siguiente:

Se ingresa el cheque, en este ejemplo con fecha 02 de febrero (es el mismo procedimiento anterior, es decir Paso 2)

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Ingresar la cantidad correspondiente:

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La operación ya se registró en bancos:

Paso 3
Ingreso de las facturas (los mismos datos de los ejemplos anteriores de las facturas), podrá observar que hay dos NIT, el formato tradicional es el del emisor del documento (proveedor):

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Sin embargo en la nueva versión, tiene un segundo NIT: image , en este ejemplo (sólo para este ejemplo), es el NIT de la persona a quien se le emitió el cheque (no es el proveedor). Ejemplo:

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El estado de cuenta es el siguiente:

Espero haber aclarado la duda y no haber ampliado la misma.
Saludos.

@Blagmiro_Contreras Una consulta ¿y luego cómo hace para aplicar lo del anticipo a la factura de venta? En el reporte de antigüedad de saldos nos queda 0 al final pero con esos los -20,000 del anticipo y los 20,000 de la factura “haciendo ruido”.

Buen día

Excelente observación, es un tema que requiere un poco mas de tiempo en la inducción o capacitación que hemos dado para el personal que operará Diamante Contador en las empresas.

Respuesta corta: No se puede.

Respuesta larga:
Recordará que, a principios de febrero, en la única reunión de los Usuarios de Diamante Contador, que se ha realizado en lo que va del año, se desarrolló un ejemplo de una ecuación desde dos puntos de vista:

Uno, como resuelve la ecuación, desde la perspectiva de los ingenieros (es un poco abstracto), sólo indican la operación y encuentran el resultado.

En el caso de los Contadores, nosotros desarrollamos cada paso para resolver la ecuación (Aislar el término de la variable, sumar o restar la constante en ambos lados de la ecuación, eliminar el coeficiente de la variable mediante división o multiplicación y por último despejar la variable)

No obstante que Diamante Contador es versátil, tiene una característica, es Mono - transacción (excepto la carga masiva), es decir que sólo permite realizar una operación por Tipo de Documento y condicionado con la lógica de transacción que se rige por la vigencia del Tiempo.

En el ejemplo citado, el anticipo tiene fecha 01 de septiembre 2017 y la factura tiene fecha 01 de octubre.

La solución que proveyeron los Ingenieros de ISA, fue generar o crear un Tipo de Documento (llamado anticipo de clientes/CxC o proveedores/CxP) que identifica al cliente o proveedor (con el NIT) y permite crear un documento con valor cero (Q0.00) con la fecha del anticipo, y sólo de esa forma se puede enlazar más no aplicar el anticipo a la Factura, pero a nivel de los reportes en los estados de cuenta, aparecen los cargos y abonos que se compensan mutuamente dando como resultado la cancelación de la factura con el anticipo y los pagos posteriores, es decir saldo cero (Q0.00)

Una forma más sencilla de explicar lo anterior es la siguiente imagen (o al menos como yo lo entiendo)

Saludos

Gracias, lástima que no se pueda, cuando es sólo una factura es fácil la trazabilidad así pero cuando hay varias facturas de un mismo cliente / proveedor con anticipos se complica el control :frowning:

@LuciAguilar

Admiro mucho a @Blagmiro_Contreras por la profundidad con la que maneja algunos temas, pero me parece que esta explicación la ha complicado un poco.

Desafortunadamente en lo personal he estado muy ocupado para escribir nuevamente un documento detallado que le ayude a comprender los conceptos.

Mientras tanto, pediré al personal de soporte de ISA que le aclare los conceptos.

Tamibén le ofrezco planificar una reunión para aclarar sus dudas y que nos cuente las necesidades que ha tenido con el programa.

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Buen día Ingeniero

Muchas gracias, es necesario aclarar que la opinión sobre los anticipos es una perspectiva muy particular, desde el punto de vista como usuario del sistema, para aprovechar y obtener el mejor beneficio de las distintas bondades que tiene el sistema, entre ellas, el manejo de cuentas corrientes.

Llama mi atención la expresión:

Es una forma diplomática de “Zapatero a tus zapatos”, cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia:

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Buen dia,

En el caso de las cuentas por cobrar a nosotros nos ha funcionado asi la forma de registro:

  1. Registro del Anticipo

  2. Pago de anticipo

  3. Registro de la factura

  4. Pago de la factura

  5. Verificación del Estado de cuenta

Ambos documentos tienen valor, pero cumplen su función, y cuando el cliente solicita esa información esta bastante mas clara para el. Espero ayude y gracias…

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