Amanda, buen día.
Tratándose de viáticos, al presuponer que estos se entregan a empleados o funcionarios de la entidad, se deben considerar dentro de la renta imponible como rentas del trabajo del empleado - Literal c), numeral 2) del artículo 4 del Decreto No. 10-2012, para su posterior liquidación con la factura correspondiente al concluir cada encomienda (si son viáticos del exterior, existen otros requisitos adicionales que deben cumplirse).
Coincido con el Licenciado Gonzalez en el sentido que la Ley no contempla la emisión de facturas especiales en este caso debido a las limitantes señaladas, sin embargo; los artículos 20 y 21 del reglamento de la Ley, permiten el uso de dicho documento a nombre del empleado, para documentar los gastos cuando no se soporten adecuadamente; por lógica, no podrían liquidarse viáticos al no existir la factura que cumpla con los requisitos legales por lo que el gasto no documentado debería continuar como renta del trabajo para que pague el impuesto correspondiente, o bien, se emita factura especial. El reglamento permite esta figura, pero es necesario considerar que, aunque es válida a nivel reglamentario, no necesariamente es “legal”, toda vez que el reglamento no es superior a la ley.
Respecto del costo financiero, tome en cuenta que por la emisión de la factura especial en estos casos es prácticamente imposible hacer la efectiva retención del ISR y del IVA en tiempo y al real proveedor, por ello se emitiría a nombre del empleado, lo que genera que, a menos que hagamos que el empleado pague dichos impuestos, la empresa deberá absorberlos, lo que representa siempre, que la emisión de la factura especial en estos casos resulte más oneroso (5% ISR + 12% IVA = 17% más el costo por la absorción de ambos impuestos). Claro está, el IVA lo recuperará como crédito, pero inicialmente, a nivel de flujo de caja, es un impuesto que debe enterar a las arcas fiscales de forma directa.
También debe tener en cuenta que los gastos no deducibles, de acuerdo con el artículo 94) del Código Tributario, podrían ser sujetos de las siguientes sanciones:
Numeral 3), por adquirir bienes o servicios sin exigir las facturas o el documento que legalmente soporte la transacción (monto del impuesto de la transacción).
Numeral 7), sanciones por no actuar como agente de retención o percepción de impuestos según corresponda (monto del impuesto no retenido o percibido).
Numeral 18), sanciones por constancias de retención no emitidas o entregadas en tiempo, cuando corresponda (Q1,000.00 por cada constancia de retención no entregada en tiempo); en este caso también considere que los gastos no serán deducibles incluso si se obtiene la factura del proveedor, hasta que se emita y entregue la constancia de retención - literal c), artículo 23 del Decreto No. 10-2012.
Finalmente, no se aclara si el monto señalado como no deducible es representativo en el estado de resultados, pero debe tener presente la limitante legal existente para este tipo de gastos, del 3% de la renta bruta inclusive si éstos se encuentran adecuadamente documentados.
Espero que mi aporte le sea de ayuda para su caso.
Saludos cordiales,
