Buen día
Interesante tema
Derivado de las recientes reformas al Reglamento de la Ley del IVA (Acuerdo Gubernativo 125-2022), se debe prestar especial atención al segundo párrafo del artículo No. 29 (reformado por el artículo 7 del AG 125-2022) del Reglamento de la Ley del IVA, el cual señala:
NÓTESE, que dice archivo electrónico o la representación gráfica que de ese archivo se entrega al adquiriente de bienes y servicios (despeja la duda o la confusión si era original y/o copia)
Respecto al archivo excel que se descarga de Agencia Virtual, ha sido de gran utilidad para procesar información en Diamante Contador (principalmente en los casos que el archivo pdf en ocasiones no puede ser descargado desde la Agencia Virtual de la SAT), pero …
Si bien, el archivo de excel que se descarga, facilita a los usarios, procesar información en los sistemas contables (ERP y similares), es de hacer notar que ese archivo, no (enfatizo NO) es el archivo electrónico a que se refiere el Régimen FEL.
Sugiero leer detenidamente el Acuerdo de Directorio 18-2018 (Régimen de Factura Electrónica en Línea - FEL), con énfassis en los artículos 3, 4, 8 y 21, los cuales se transcriben:
Artículo 3. Documento Tributario Electrónico
El Documento Tributario Electrónico o DTE, es un archivo electrónico en formato XML, certificado de acuerdo con las disposiciones del régimen FEL, que comprende facturas, notas de débito y crédito, recibos y otros documentos autorizados por la SAT
Artículo 4. Archivo XML.
Corresponde al contribuyente emisor la creación del archivo electrónico en formato XML, incorporándole su firma electrónica de emisión, de acuerdo con la legislación vigente aplicable y a las disposiciones del régimen FEL.
La SAT proveerá el certificado digital para la firma electrónica de emisión.
ARTICULO 8. Forma de entrega del DTE.
El DTE debe ser entregado al receptor en cualquiera de las formas siguientes:
a) Archivo en formato XML;
b) Impresión en papel (representación gráfica); e,
c) impresión en formato electrónico PDF.
El emisor debe tener la capacidad de entregar él DTE en las formas descritas anteriormente.
ARTICULO 21. Conservación de DTE por el emisor y receptor.
El emisor debe conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados mientras no haya transcurrido el plazo de prescripción que establece el Código Tributario, de igual forma el receptor, cuando corresponda
Espero haber aclarado o ampliado las dudas
Respecto a que si las FEL (técnicamente el nombre es DTE: Documento Tributario Electrónico, ya van creados 18 tipos de documentos, y aún hay más tipos de documentos a incorporarse) se debe o no imprimir. Siempre será un tema de discusión. (Excluyendo los casos que por mandato de la Ley específica deben imprimirse las FEL)
Los contribuyentes, quienes apoyan el medio ambiente (no lo imprimen, porque todo es digital, pero por lo general, no estan preparados para afrontar las consecuencias de las nuevas tecnologías de información y comunicación) y los contribuyentes quienes son más consevadores (de la antigua escuela) que si los imprimen.
Es necesario resaltar, la información de los archivos electrónicos del régimen FEL (XML y PDF) estan disponibles en los servidores de la Administración Tributaria (bueno… cuando esta funcionando los sistemas de la SAT) y/o en los servidores de los Certificadores FEL (según corresponda), y pueden ser consultados en cualquier momento y en cualquier día, siempre, es recomendable descargar en forma periodica (mensualmente) de Agencia Virtual, los tres tipos de archivos (dos archivos electrónicos que dice la Ley: XML y PDF) y el archivo o reporte de excel.
Aunque estamos en las visperas de la era digital (tendencias como el internet de las cosas, blockchain, etc.), sin ser pesimista, el ser humano estará a merced de la famosa Ley de Murphy.
No olviden obtener en forma periódica su backup (copia de sus bases de datos de Diamante Contador por lo menos en tres tipos de dispositivos distintos o medios de almenamiento independientes y/o autónimos) y muy importante, de sus documentos de trabajo y ahora, copias de los archivos electrónicos del régimen FEL (no sólo el reporte de excel)
