Manejo y archivo de facturas electrónicas FEL

A partir del 1 de julio-2022 como es sabido de todos, los contribuyentes inscritos en el régimen general deben de emitir FEL, pues bien mi duda o consulta va enfocada al manejo y al archivo de esos documentos.

La pregunta concreta es: ¿Cómo han trabajado o cómo piensan trabajar con ese tipo de facturas en el caso de las ventas? ¿Trabajarán con el archivo de excel descargado de la agencia virtual o bien están solicitando la impresión de todos los documentos para su archivo físico?

En mi caso yo solo descargo el excel, lo edito e imprimo con el listado de las facturas, pero talvez no estoy haciendo lo correcto, por eso pregunto, deseo leer sus comentarios, sugerencias y experiencias.

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Buena Pregunta.! En mi caso solo imprimo los libros de ventas, que realmente ahí aparece la serie y número de las facturas, por lo que las electrónicas no las estoy imprimiendo, pero esperemos los comentarios de los compañeros quiza alguien haya tenido alguna experiencia con SAT

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Buenos días mi estimado, respondiendo a su pregunta, la información que necesitamos para la elaboración del libro de ventas la obtenemos en el archivo Excel, por otra parte la conservación y resguardo de dichas facturas no necesariamente debe ser de forma física como lo es con las facturas pre-impresas (Facturas en papel), esto lo encontramos en el Acuerdo de Directorio Número 13-2018 de la SAT. Capitulo V.

Como agregado, y parte de los procedimientos para un control y eficiencia, confirmar con el contribuyente las facturas que haya emitido.

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Buen día

Interesante tema

Derivado de las recientes reformas al Reglamento de la Ley del IVA (Acuerdo Gubernativo 125-2022), se debe prestar especial atención al segundo párrafo del artículo No. 29 (reformado por el artículo 7 del AG 125-2022) del Reglamento de la Ley del IVA, el cual señala:


NÓTESE, que dice archivo electrónico o la representación gráfica que de ese archivo se entrega al adquiriente de bienes y servicios (despeja la duda o la confusión si era original y/o copia)

Respecto al archivo excel que se descarga de Agencia Virtual, ha sido de gran utilidad para procesar información en Diamante Contador (principalmente en los casos que el archivo pdf en ocasiones no puede ser descargado desde la Agencia Virtual de la SAT), pero …

Si bien, el archivo de excel que se descarga, facilita a los usarios, procesar información en los sistemas contables (ERP y similares), es de hacer notar que ese archivo, no (enfatizo NO) es el archivo electrónico a que se refiere el Régimen FEL.

Sugiero leer detenidamente el Acuerdo de Directorio 18-2018 (Régimen de Factura Electrónica en Línea - FEL), con énfassis en los artículos 3, 4, 8 y 21, los cuales se transcriben:

Artículo 3. Documento Tributario Electrónico

El Documento Tributario Electrónico o DTE, es un archivo electrónico en formato XML, certificado de acuerdo con las disposiciones del régimen FEL, que comprende facturas, notas de débito y crédito, recibos y otros documentos autorizados por la SAT

Artículo 4. Archivo XML.

Corresponde al contribuyente emisor la creación del archivo electrónico en formato XML, incorporándole su firma electrónica de emisión, de acuerdo con la legislación vigente aplicable y a las disposiciones del régimen FEL.
La SAT proveerá el certificado digital para la firma electrónica de emisión.

ARTICULO 8. Forma de entrega del DTE.

El DTE debe ser entregado al receptor en cualquiera de las formas siguientes:

a) Archivo en formato XML;

b) Impresión en papel (representación gráfica); e,

c) impresión en formato electrónico PDF.

El emisor debe tener la capacidad de entregar él DTE en las formas descritas anteriormente.

ARTICULO 21. Conservación de DTE por el emisor y receptor.

El emisor debe conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados mientras no haya transcurrido el plazo de prescripción que establece el Código Tributario, de igual forma el receptor, cuando corresponda

Espero haber aclarado o ampliado las dudas

Respecto a que si las FEL (técnicamente el nombre es DTE: Documento Tributario Electrónico, ya van creados 18 tipos de documentos, y aún hay más tipos de documentos a incorporarse) se debe o no imprimir. Siempre será un tema de discusión. (Excluyendo los casos que por mandato de la Ley específica deben imprimirse las FEL)
Los contribuyentes, quienes apoyan el medio ambiente (no lo imprimen, porque todo es digital, pero por lo general, no estan preparados para afrontar las consecuencias de las nuevas tecnologías de información y comunicación) y los contribuyentes quienes son más consevadores (de la antigua escuela) que si los imprimen.

Es necesario resaltar, la información de los archivos electrónicos del régimen FEL (XML y PDF) estan disponibles en los servidores de la Administración Tributaria (bueno… cuando esta funcionando los sistemas de la SAT) y/o en los servidores de los Certificadores FEL (según corresponda), y pueden ser consultados en cualquier momento y en cualquier día, siempre, es recomendable descargar en forma periodica (mensualmente) de Agencia Virtual, los tres tipos de archivos (dos archivos electrónicos que dice la Ley: XML y PDF) y el archivo o reporte de excel.
Aunque estamos en las visperas de la era digital (tendencias como el internet de las cosas, blockchain, etc.), sin ser pesimista, el ser humano estará a merced de la famosa Ley de Murphy.

No olviden obtener en forma periódica su backup (copia de sus bases de datos de Diamante Contador por lo menos en tres tipos de dispositivos distintos o medios de almenamiento independientes y/o autónimos) y muy importante, de sus documentos de trabajo y ahora, copias de los archivos electrónicos del régimen FEL (no sólo el reporte de excel)

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Muy buenos días; coincido con quienes me precedieron; debiese ser un archivo electrónico, pero no debemos olvidar que el proceso de fiscalización de la SAT aún descansa sobre la prueba aportada por el contribuyente y sobre una base eminentemente documental por lo que he tenido casos en los que fiscalizadores de la SAT aún solicitan impresiones de los DTE para documentar su revisión. Por tal motivo, debemos estar preparados para imprimir dichos documentos si es que fuesen solicitados.

Saludos

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