Sobre el tema de los libros contables hay bastante información en la web, sin embargo, recomiendo la lectura de los siguientes enlaces:
En el caso de los Libros Sociales en cambio hay poco:
Hace muchos años una empresa que se dedica a la importación de perfiles de PVC y otros materiales para la fabricación de ventanas, al momento de presentar la ante la Aduana la declaración aduanera de importación, el selectivo y aleatorio, dio como resultado verificación físico y documentan (selectivo rojo), el verificador emitió un ajuste por clasificación, dado los compromisos adquiridos del importador con sus clientes (tiempos de entrega) no podía esperar el proceso para impugnar el ajuste, y opto por constituir una garantía por medio de depósito aduanal (depósito en efectivo) a favor del fisco, a efecto de liberar su importación y no detener su producción, para impugnar (en buen chapín pelear) el ajuste después.
En esa ocasión la empresa no disponía de capital de trabajo (fondos) para cubrir la garantía, así que uno de los socios logró obtener un extrafinanciamiento personal, recibió el dinero y cubrió la garantía.
Respecto al Departamento de Contabilidad, esto paso desapercibido, dado que los fondos que obtuvo el Socio no fueron depositados en la cuenta de la empresa (lo recomendable es que el socio deposite los fondos a la empresa y que de la cuenta bancaria de la empresa se emita el cheque a favor del fisco), pero derivado de la premura y para no perder tiempo lo realizó directamente.
Después de varias impugnaciones y procesos (más de tres años) la Resolución del Directorio de SAT fue favorable para la empresa.
Como parte de los requisitos para hacer efectiva la devolución de la garantía, la Administración Tributaria, le solicito al Contribuyente copia certificada de los folios de los Libros de Diario y Mayor donde consta el saldo a su favor del Depósito Aduanal.
Evidentemente este requisito no podía ser atendido por Contabilidad, sin embargo, los socios dejaron constancia de los hechos (obtención de fondos para cubrir la garantía para el Depósito Aduanal) en el libro de Actas de la Sociedad, con lo cual desvanecieron ese requisito y finalmente obtuvieron la Devolución.
Lo anterior es sólo un ejemplo de la importancia de los Libros Sociales, muchas veces como Contadores en el caso de Sociedad Mercantiles no le damos importancia, enfocándonos 100% en los libros contables y descuidando los Libros Sociales (Libro de Acciones, Asambleas, Sesiones del Consejo, etc.)
Es común que algunos de los socios, también ocupe un cargo de Dirección (o Gerencia) de la empresa, clásico ejemplo Administrador Único y Representante Legal, hemos observado que es una pregunta recurrente si el socio puede recibir un sueldo.
Las empresas afiliadas al ISR en el Régimen sobre las Utilidades de Actividades Lucrativas, la Ley de Actualización Tributaria (LAT), en el Artículo 21 numeral 4, señala que son costos y gastos deducibles entre otros:
Además de cumplir con la condicionante del Artículo 22. Procedencia de las Deducciones:
¿Y qué pasa en caso del Régimen Opcional Simplificado sobre Ingresos?
Esencialmente el escenario es el mismo, con la única diferencia que en este régimen no es aplicable el porcentaje establecido en el segundo párrafo del numeral 4, del Artículo 21 de la LAT, dado que no se pueden deducir costos y gastos.
En ambos casos (Régimen Sobre Ingresos y sobre Utilidades) para las sociedades mercantiles, el Código de Comercio obliga por lo menos una vez al año realizar la Asamblea General o Junta de Socios, y que las resoluciones que se adopten se harán constar en el Libro de Actas:
Código de Comercio:
ASAMBLEA GENERAL O JUNTA DE SOCIOS
Es el órgano social que expresa de forma colectiva la voluntad de los socios y por tanto mantiene un papel preponderante en la vida de la sociedad debido a la variedad múltiple de funciones que la ley atribuye.
Las decisiones más importantes de la empresa tendrán que pasar por uno de estos dos órganos según corresponda:
¿Asamblea General o Junta de Socios, es el máximo órgano social (Sociedad de capital o sociedad de personas), se toman como sinónimos, pero hay diferencia?:
Respuesta en forma sencilla:
Asamblea General de Accionistas: Sociedad de capital (Sociedad anónima y comandita por acciones)
Junta General de Socios: Sociedad de personas (Sociedad colectiva, Responsabilidad limitada y comandita simple)
Dado que la mayoría de Sociedades Mercantiles en Guatemala, están constituidas como Sociedades Anónimas, los Artículos 132 al 161 del Código de Comercio desarrolla el tema de la Asambleas Generales.
Del artículo 162 al 183 el Tema de Consejos de Administración (Administración de la Sociedad)
Del 183 al 194 desarrolla el tema del Órgano de Fiscalización:
Regresando al tema del sueldo del Socio que además es Administrador Único y Representante Legal de la sociedad anónima, el Código de Comercio en el artículo 134, numeral 2, señala:
Nombrar y remover a los administradores, al órgano de fiscalización, si lo hubiere, y
determinar sus respectivos emolumentos.
emolumento
Del lat. emolumentum ‘utilidad’, ‘retribución’.
- m. Remuneración adicional que corresponde a un cargo o empleo. U. m. en pl.
http://dle.rae.es/srv/fetch?id=EjqbHal
emolumento
- m. Sueldo o remuneración de un cargo o empleo. Más en pl.
emolumento - Definición - WordReference.com
Recomendación:
El sueldo del socio, que es Administrador Único y Representante Legal de la sociedad anónima debe hacerse constar por medio de Acta de la Asamblea General (Convocatoria de la Asamblea General con publicación del Edicto en el Diario Oficial y en otro medio escrito, e inscripción de las Actas de Asambleas Generales en el Registro Mercantil)
Para finalizar, hemos visto que el Acta de la Asamblea es donde constan los acuerdos tomados en la asamblea, en el caso de la contabilidad, se debe observar el primer punto del Artículo 134 del Código de Comercio:
Para el Contador (muchas veces no está bajo su control el cumplir con este requisito) Si esto no se ha cumplido, es necesario colocar en las Notas a los Estados Financieros que los mismos NO han sido aprobados por la Asamblea General afecto de salvaguardar su responsabilidad.
Más información sobre la Asamblea de la sociedad en:
Saludos