Duda de un trabajador que cobra cheques a su nombre para gastos de la empresa

Legislación Dudas de contabilidad
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Buena tarde, tengo un caso de un trabajador que se le calcula el ISR trabajadores, pero dicha persona cobra cheques a su nombre por gastos de viáticos, caja chica, gastos administrativos.

Mi duda es esos gastos también cuentan o como debo proceder, ya que se viene el cierre anual de ISR.

Por su ayuda muchas gracias.

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@184PEREZ aquí puede encontrar la respuesta a su interrogante: Ley ISR Decreto 10-2012 Artículo 4 numeral 2:

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Buen día

Es importante identificar si esos desembolsos de gastos, forman parte o no de los ingresos del trabajador (salarios, remuneraciones, incentivos, gratificaciones, etc.).

En el caso de caja chica y gastos administrativos, generalmente las entidades emiten los cheques a nombre del mensajero o persona designada para cambiarlo en efectivo y cubrir las necesidades para las operaciones de la empresa, pero no constituyen un ingreso real para la persona (nombre del beneficiario) que aparece en el cheque.

En el caso de viáticos (con limitación legal para su deducción), vale la pena revisar la política de la entidad, si éstos están o no sujetos a liquidación ya que pueden presentarse uno de dos escenarios posibles.

  1. Viáticos sujetos a liquidación: generalmente se establece un monto y existen políticas para su uso correcto (ya sean anticipos o reintegros, incluso existen formatos de liquidación) y deben entregarse todos los documentos (facturas) que demuestren en que se incurrió dicho gasto, y NO forma parte de las rentas del trabajo.
  2. Viáticos no sujetos a liquidación, la entidad le provee al trabajador una suma o monto establecido, pero el trabajador no tiene ninguna obligación para demostrar en que se lo gasto, en este caso, forma parte de la base imponible como rentas del trabajo (ver artículo 68 de la Ley de Actualización Tributaria), sin embargo, hay criterios divididos en cuanto si los viáticos no sujetos a liquidación, también estarían o no afectos a las contribuciones del IGSS.

La respuesta la encuentra en el artículo 69 de la Ley de Actualización Tributaria, se concluye que las rentas deben ser percibidas o puestas a disposición del trabajador, en el caso de caja chica y gastos administrativos (salvo pacto en contrario) es obvio que esos montos de dinero en efectivo no están a disposición del trabajador.

Dependiendo del ambiente en que operan las empresas, hemos observado que algunas empresas que manejan efectivo para cubrir la mayoría de sus operaciones (desde caja chica, pagos a proveedores, hasta sueldos de trabajadores y de los accionistas o propietarios), los cheques los emiten a nombre del mensajero (si se cuenta con suerte) o la famosa practica de cheques al portador, que dificulta o impide la tarea de identificar el tipo de operación e integración del gasto, pagos, e individualizar al beneficiario.

Lo anterior no sólo representa una contingencia fiscal (no poder integrar gastos, las sumas o montos de los cheques no cuadran con los documentos o facturas, ni demostrar si son o no pagos a trabajadores, si están o no afectos al IGSS, etc.), si no que también vulnera el control interno, y cuando se detecta, en el mejor de los casos, se determinan usos no autorizados, pero generalmente susceptible a riesgos o fraudes

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Muchas gracias Lic. @Hugo_R_Gonzalez_B y @Blagmiro_Contreras por su pronta respuesta y muy valiosa informacion me aclararon mi duda.