Buenas tardes, acudo a ustedes para orientarme como poder documentar una donación que hizo una asociación civil no lucrativa a la familia de un asociado que falleció en un percance.
La asociación apoyó a la familia por gastos de entierro y otros gastos personales para apoyarlos. No se pidió ningún documento a nombre de la asocación.
Si alguien ha tenido experiencia con un caso similiar o pudiera orientarme en cómo documentar este gasto reflejado en el estado de cuenta del banco de la asocación, se los agradecería, muchas gracias.
Crear un file con Documentos que pueden soportar dichos gastos.
1.- Siempre hay que solicitar las facturas a nombre de la asociación no lucrativa.
2.- Tener identificado al asociado, en los registros, numero, registro, cuenta, etc…
3.- Adjuntar el registro de defunción original, emitida por Renap.
4.- Dejar copia de acta o del libro de actas autorizado por la junta directiva, firmas de autorización de dichos gastos.
5.- Verificar y dejar copia de las políticas o normas de la asociación para estos casos y si esto se convertirá en costumbre o es parte, para todos los asociados con algún mínimo de requisito, Por ejemplo que tiene MICOOPE con los Asociados que cumplen ciertos requisitos, para otorgar beneficios.
Scanner y envió de los documentos por correo a la junta directiva y representante legal, como un archivo electrónico.
Esto es independiente a lo que le devolverán a los beneficiarios del asociado.
Muchas gracias por su respuesta. En caso no tener gastos en nombre de la asociación, podría bastar con el registro en el libro de actas? Ya que no fue que la asociación haya absorbido todo un gasto, sino que aportó una cantidad de dinero a la familia para que puedieran ayudarse a cubrir los gastos. Les dieron Q4,000.00
Si la asociación no absorbió el total del gasto, como lo indica, puede tomarse como un apoyo económico, siempre que sea aprobado por la junta directiva, acompañado de un recibo donde deberá firmar la persona que haya recibido el apoyo. En el Acta donde se apruebe otorgar el apoyo deberá mencionar:
Número de recibo
Monto otorgado
Datos del asociado
Datos de la persona que reciba el apoyo.
Adjunto a eso, el Certificado de Defunción, como lo indicó la persona que me antecedió.
Según mi experiencia con entidades no lucrativas hay que tener mucho cuidado en estos casos, porque SAT puede determinar que se está obteniendo algún tipo de utilidad o beneficio por parte de la familia del integrante y eso puede repercutir en que pierda la calidad de ente exento. Art. 11 #1 Decreto 10-2012.
Primero se debe de tener a la vista la escritura constitutiva, si en ella se estipula hacer eso en estos caso y después dejar bien documentado la salida de dinero. No basta con el solo hecho de anotarlo en los libros legales de la asociación.
