Gracias por la consulta, es muy válida y justamente es un punto que nosotros cuidamos bastante en la práctica.
En una eventual revisión, SAT normalmente coteja el total cobrado con tarjeta (por ejemplo Q15,000.00) contra los reportes de los operadores de cobro como Neonet o BAC, y de ahí surgen las diferencias cuando lo facturado no coincide con lo percibido. De hecho, ya nos ha pasado que SAT nos indica: “según tus retenciones de IVA recibiste más de lo que facturas”, e incluso nos han citado formalmente por este tema, solicitándonos información de años anteriores.
Por esa razón, en nuestra forma de trabajo sí es indispensable mantener un archivo digital mensual específico de los cobros con POS. SAT, en nuestra experiencia, sí o sí solicita esta información: listados de transacciones, clientes que pagaron con tarjeta y el cruce contra lo facturado. Como estas revisiones pueden abarcar varios años atrás, tener ese archivo ordenado evita perder tiempo y literalmente “perder la cabeza” buscando respaldos después.
En cuanto al criterio de facturación, no facturamos el total cobrado como ingreso, porque ese monto no representa en su totalidad una venta propia de la agencia. Lo que hacemos es lo siguiente:
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Al cierre de cada venta, determinamos claramente cuál es la ganancia real de la agencia (comisión o fee).
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Respaldamos los gastos en el extranjero vinculados al pasajero, como vouchers de hoteles, reservas, traslados y demás servicios, donde se identifica el monto neto y el pasajero.
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Conservamos el comprobante de pago de la agencia al mayorista o proveedor extranjero.
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La factura que emitimos es únicamente por la comisión o fee, que es el ingreso real de la agencia.
Cuando SAT solicita explicación sobre el total cobrado con tarjeta (por ejemplo Q15,000.00), presentamos:
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El archivo mensual de cobros con POS.
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Vouchers y documentos de los servicios en el extranjero.
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Comprobantes de pago a proveedores.
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La factura de la comisión o fee.
Luego de la revisión y al presentar todos los respaldos, normalmente los de SAT quedan tranquilos, porque se demuestra claramente que no se trata de ingresos omitidos, sino de cobros a nombre de terceros.
Adicionalmente, entendemos la realidad comercial del sector: muchas agencias no desean que el cliente conozca el margen de ganancia. Por ello:
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Facturamos el fee (muchas veces CF).
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Los boletos aéreos se facturan directamente al cliente por la aerolínea (por ejemplo, Copa Airlines).
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Cuando la comisión supera Q2,500.00 y la reserva incluye a más de un pasajero, dividimos la facturación (por ejemplo, mitad a cada pasajero), siempre CF, dejando en la descripción el nombre del pasajero correspondiente.
Con este método buscamos un equilibrio entre:
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Cumplimiento fiscal ante SAT,
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Orden documental para futuras revisiones,
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Y confidencialidad comercial de la agencia.