Buen día
En adición a la expresado por el Lic. @Hugo_R_Gonzalez_B , la configuración de los tipos de documentos , según las necesidades de información, requiere la configuración correcta de la nomenclatura contable, para el uso de la cuentas contables específicas (nivel y estructura)
Una situación que he observado, en varios casos, es la limitante en el tipo de nivel de nomenclatura contable utilizada (cuatro o menos niveles) sin tomar en consideración las características del contribuyente (pequeño contribuyente, contribuyente normal, afiliación al ISR sobre ingresos o sobre utilidades, calificación de contribuyente especial, contribuyente exento y operaciones exentas y/o afectas, uso de monedas extranjeras y complemento cambiario - activo y pasivo, etc.)
Otro aspecto es, conocer a la empresa y considerar los documentos (físicos o digitales) que intervienen en el ciclo de las transacciones y operaciones. Esto nos ayudará a configurar los tipos de documentos que se usaran en Diamante Contador.
Para llevar el control auxiliar de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, el Diamante Contador maneja dos conceptos: Documento Base (incrementa el saldo) y Documento Aplicación (disminuye el saldo), para efectos ilustrativos (estos temas ya han sido abordado en el Foro), ver la siguiente imagen:
Ventas al crédito (cuentas por cobrar):
Compras al crédito (cuentas por pagar):
La recomendación, utilizar una nomenclatura contable con estructura de cinco niveles (es más flexible y permite la apertura de rubros, segmentos, cuentas y subcuentas contables), ejemplo (crear cuentas especiales para el IVA por importaciones, activos fijos, etc.):
Configuración sugerida tipo de documento: Venta al Crédito (no tiene sucursales)
Configuración sugerida tipo de documento: Retenciones de IVA (recibidas)
Ejemplo de una venta al crédito por Q2,800.00 y el cliente emite la retención de IVA (Q2,800.00 /1.12 = Q2,500.00 X 12% = Q300.00 X 15% = Q45.00 suponiendo que nuestro cliente es un contribuyentes especial y sólo tienen una categoría de agente de retención de IVA)
Operación de Venta al crédito:
Operación de la Retención de IVA
El comportamiento de la factura y de la retención se puede apreciar en la siguiente imagen:
Veamos un ejemplo de una operación de compra al crédito por Q3,360.00 y que nuestro proveedor esta sujeto a retención de ISR
Configuración sugerida tipo de documento: Compra al Crédito
Operación de la compra al crédito:
Configuración sugerida tipo de documento: Constancia de Retención de ISR a proveedores
Operación de la constancia de retención de ISR a proveedores (ahora las constancias se generan por medio de la plataforma de Agencia Virtual):
Q3,360.00 / 1.12 = Q3,000.00 X 5% = Q150.00
El comportamiento de la factura de compra al crédito y la constancia de retención de ISR es el siguiente:
Estos fueron los escenarios mas comunes de compras al crédito y retención de ISR, y de ventas al crédito y las retenciones de IVA.
La mecánica es similar para la exenciones de IVA (una cuenta contable para registrar la constancia exención de IVA), sólo debe tomar en cuenta que las exención se deben descargar desde la plataforma de Agencia Virtual de FEL en consulta de documentos recibidos
En el caso de los organismos internacionales, las constancias de exención de IVA aún no están disponibles en la plataforma de consultas FEL , por el momento deberá consultar (no se pueden descargar) en el apartado de Consultas / Constancias de Retenciones y Exenciones / Exenciones Proveedores (ExenIVA)
Ejemplo de configuración sugerida tipo de documento: Constancias de Exención de IVA (recibidas)
En el caso de Constancias emitidas de Retenciones de IVA (para contribuyentes especiales, la mecánica es similar al tipo de documento de Constancias de Retención de ISR a proveedores (ilustrada en los párrafos anteriores) por medio de la plataforma de Agencia Virtual, con la única diferencia que obligatoriamente deberá llevar en la contabilidad un registro auxiliar con el detalle completo de las retenciones efectuadas.
En el menú de reportes, quizá pueda ser de ayuda el siguiente reporte (sólo falta agregar la cantidad de documentos, por el momento, el reporte no indica la cantidad de documentos)
Para efectos ilustrativos:
Espero haber aclarado la duda o haber ampliado la duda