Configuración Cuentas por Cobrar Asociación de Vecinos

Recibí una consulta sobre cuentas por cobrar de la participante del Foro: @Treycy_Garcia

Es una inquietud muy común respecto a las Asociaciones de Vecinos sobre el control de la Cuenta por Cobrar (ingresos), si se toma en cuenta el auge en la constitución de Asociaciones de Vecinos (inscritas o no en SAT) cada vez este tema cobra más importancia, en otra oportunidad se describirá el tema del ciclo de egresos.

Se intentará en estos párrafos describir la configuración básica usando Diamante Contador, (para una mejor comprensión lo ideal es por medio de conferencia o conferencia virtual, ISA ya dio la conferencia de cuentas por cobrar incluyendo el uso de formulas de excel), la configuración sugerida es una adaptación para simplificar el control de cuentas por cobrar de una Asociación de Vecinos, pero queda a discreción de cada usuario de Diamante Contador la configuración según las necesidades de información que requiera la Asociación de Vecinos.

Antecedentes:

La Asociación de Vecinos (Colonias, Residenciales, Condominios, etc.) se organizan según lo establecido en las leyes de la República de Guatemala, fundadas como una Entidad privada, civil, no lucrativa, apolítica y no religiosa. Se constituyen por medio de escritura debidamente autoriza, generalmente el objeto de la Asociación es administrar y representar a los propietarios y vecinos de las casas o apartamentos que lo conforman.

Al estar debidamente inscritas en el RTU, por medio de la Resolución, la Administración Tributaria afilia a la Asociación como Ente Exento del Impuesto Sobre la Renta por lo ingresos provenientes de donaciones o cuotas ordinarias o extraordinarias, así también la exención del Impuesto de Solidaridad y el Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.

Aunque la Asociación está exenta, está obligada a la presentación de la Declaración Anual del Impuesto Sobre la Renta dentro de los tres meses siguientes del ejercicio fiscal que corresponda (del 01 de enero al 31 de diciembre).

Otra obligación es llevar contabilidad completa (habilitar libros en la SAT), y aunque no son comerciantes, no deben descuidar el control de las cuentas bancarias (que las partidas de diario estén soportadas con la documentación de respaldo que corresponda y elaborar conciliaciones bancarias)

Además, deben actualizar o ratificar sus datos en el RTU (por medio de Agencia Virtual)

Otra obligación es la obtención de la Solvencia Fiscal, este es un requisito indispensable para que la Administración Tributaria mantenga la calificación o afiliación como ente Exento, caso contrario la Asociación corre el riesgo que se la revoquen la resolución.

En todas las compras de bienes y adquisición de servicios están obligadas a que sus proveedores le extiendan la factura respectiva con NIT y Nombre completo de la Asociación, en caso se incurra en un gasto que no se estará respaldado con factura, y cuando corresponda conforme la Ley del IVA deberá emitir factura especial (retener IVA e ISR)

También están obligadas a actuar como Agente de Retención de Impuestos (Rentas del trabajo, retención de ISR Régimen Sobre Ingresos, etc.)

Otras obligaciones, cuando corresponda inscribirse y contribuir con las cuotas de seguridad Social (IGSS), informe del empleador, etc.

Si los ingresos de la Asociación de Vecinos son exclusivamente por cuotas ordinarias o extraordinarias, no está obligada a llevar el Libro de Ventas, sin embargo, como registro auxiliar para efectos de control interno en Diamante Contador, se puede reportar en el Libro de Ventas (repito como registro auxiliar) utilizando el control de cuenta corriente (cuentas por cobrar), es decir como un ingreso exento

Ya se desarrolló anteriormente en el Foro, un ejemplo cuando hay operaciones mixtas (Exentas y gravadas).

Para efectos de control en Diamante Contador, dependerá del volumen de operación (cantidad de vecinos), probablemente sea necesario utilizar en algunos tipos de documentos, la opción de carga masiva: image

Previo es necesario la configuración de varios tipos de Documentos (esto sólo es una configuración sugerida y dependerá de las características y otras circunstancias de cada Asociación de Vecinos)
• Cuentas por cobrar asociados o vecinos (equivalente a la factura que emiten las entidades lucrativas, pero en este caso, es exento de IVA)
• Anticipos de Vecinos (cuando pagan anticipadamente una o varias cuotas)
• Recibos (para registrar los pagos de las cuotas ordinarias)
• Recibos otros ingresos (cuotas extraordinarias y otros ingresos exentos – donaciones: en estos casos SAT debe autorizar los Recibos por donaciones)
• Depósitos (ingreso a los bancos de los cobros o recibos)
• Notas de Crédito (si el vecino cuenta con la opción de pagos en línea para hacer las transferencias por concepto de pago de cuotas)

Como se indicó anteriormente los ingresos por cuotas ordinarias y extraordinarias se reportan como exentos del IVA (registro auxiliar en el Libro de Ventas), por lo que no existe factura, para efectos de control de la cuenta corriente se puede identificar a cada vecino por el número de casa o apartamento.

Es probable en el caso de Residenciales o Colonias sea necesario llevar controles adicionales para el control de exceso en el consumo de agua potable y otros servicios comunes.

Pero se carece en la mayoría de casos que las Asociaciones lleven un talonario pre-impreso y prenumerado para el control de la cuenta por cobrar (aunque la mayoría si lleva talonarios de recibos)

También se vuelve complicado el uso de Notas de Cobro (similar a las que usan las Aseguradoras para cobrar las pólizas de seguros, pero una vez hecho el cobro éstas emiten la respectiva factura). Otra forma muy común es un reporte en una hoja de Excel o en una carta que la Administración les envíe a los vecinos como recordatorio, que en los primeros cinco días de cada mes deben pagar su cuota correspondiente y le anexan su estado de cuenta si hay cuotas atrasadas.

El control de Cuenta por cobrar seria idóneo por NIT, pero tiene el inconveniente que los vecinos pueden arrendar la casa o apartamento y sea otro el inquilino, o que lo vendan y es otro NIT de propietario, otra forma muy común es por el número de casa o apartamento (en lugar del NIT), para el efecto la conformación del número de documento de cuenta por cobrar se integra de la siguiente forma: Los primeros dos dígitos para identificar el año (2018), seguido por dos dígitos para identificar el mes (enero) y los últimos dígitos para el número de casa, ejemplo: 18010001 (0001 ya que hay algunos casos que hay lugares que superan el millar casas)

Si se trata de apartamentos, es más sencillo (la cantidad de vecinos es pequeña), ejemplo: 180101 donde el 18 es el Año 2018, 01 es el mes de enero, y el otro 01 al final es Apartamento 1, de esa forma se mantiene una consistencia conforme pasa los meses y años, ejemplo para diciembre 2018 para identificar al apartamento 1 nuestro número es: 181201, de esta forma se define el control para la numeración:

Configuración básica sugerida del tipo de Documento (Cuentas por cobrar asociados o vecinos) en condiciones normales, se usan los documentos de: Cuentas por Cobrar, Recibos y Depósitos.


Se usó tipo fiscal: Formulario SAT para no dejar en blanco la abreviatura del documento en el Libro de Ventas (como registro auxiliar y no obligatorio)


RECIBOS


DEPOSITOS



Ejemplo para efectos ilustrativos:

Supongamos que la Asociación de vecinos tiene una cuota mensual de Q900.00 por concepto de cuotas de mantenimiento del apartamento 101 del mes de diciembre de 2018, este sería el
registro en Diamante Contador:

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En la casilla Valor: image despues de ingresar la cantidad y antes de presionar Enter, se presionsa F2, esto permite distribuir la información del IVA (exento), tiene predeterminado Exportaciones, para cambiar a EXENTO combine las teclas:
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Esto permite reportar los ingresos como exentos en el Libro del IVA (como registro auxiliar y en este ejemplo no es obligatorio)

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Bajo el supuesto que el vecino hizo el pago el 10 de diciembre (no se le cobro mora o recargo), se emite el respectivo recibo para documentar el pago de la cuota de mantenimiento que corresponda



se afecta el monto por cobrar de la cuota, (presionar tecla F2)
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en este ejemplo diciembre 2018.


Si hay algún reclamo del vecino por cheques rechazados y/o pagos no aplicados a su estado de cuenta, en la casilla referencia: al ingresar los datos del recibo, les facilitará revisar en los estados de cuenta del banco si tiene el número de boleta de depósito (hay quienes depositan con cheques de otros bancos y entregan la boleta para obtener el recibo: image Se recomienda colocar la referencia del depósito (iniciales del Banco y número de depósito) para su posterior seguimiento no sólo por el número de Recibo y también por el número de Boleta de Depósito y Banco,

Para finalizar, se opera el depósito respectivo:

Como recomendación, al operar el depósito, en la casilla referencia image se ingresa el número de recibo, esto permite un control cruzado (entre el número de Recibo y el Depósito) y facilita el seguimiento posterior

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Respecto al tema de anticipos, ya se ha desarrollado este tema en el Foro anteriormente.

Si la cantidad de documentos de Cuentas por Cobrar es alta (es laborioso operar uno por uno), pueden usar la opción: image

Previo deben configurar una plantilla, es decir que ya se hubiere operado un documento que reúne las características necesarias:
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IMPORTACION DE DOCUMENTOS:
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El ingreso de datos por carga masiva puede hacerse por dos opciones:
Importar un archivo en formato CSV (ya se tiene toda la información en hojas electrónicas: Excel, Open Office, etc.,)
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Si es la primera vez que se usa la importación de documentos, lo más recomendable es copiar las columnas con sus encabezados respectivos para completar la información:

(copia el formato y lo pega en una hoja electrónica, también puede guardarlo como archivo csv)
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Una vez que se ha completado la información en excel, se copia la información y se pega image en Datos del archivo:

El sistema desplegará información que se copio para revisar que todo este bien, en caso afirmtivo procede a confirmar y Diamante Contador, ejemplo



creará cada uno de los documentos evitando así el ingreso individual (uno por uno) ahorrando tiempo.

Posteriormente puede consultarlos cada uno:
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Al configurar apropiadamente las cuentas por cobrar y los tipos de documentos que le afectan, pueden generar los reportes de cuentas por cobrar según sea necesario:

Los comentarios o sugerencias de los participantes del Foro siempre es bienvenida.

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Buenas Tardes @Blagmiro_Contreras , muchas gracias por tan excelente explicación me ha ayudado ha despejar muchas dudas que tenia referente a la contabilidad de una Asociación de Vecinos quedo muy agradecida con usted por tan valiosa ayuda.

Me despido Cordialmente;

Treycy Garcia.

Buen día

Es importante señalar que no es obligatorio afiliarse a impuestos al momento de realizar la Inscripción en el Registro Tributario Unificado – RTU – de la Asociación de Vecinos, salvo que la Asociación tenga planificado realizar actividades gravadas, debe afiliarse al IVA y al Impuesto Sobre la Renta (renta de actividades lucrativas) e ISO según corresponda, debiendo separar contablemente los ingresos y gastos correspondiente de las actividades exentas de las operaciones gravadas conforme el segundo párrafo de la literal a) del artículo 23 de la Ley de Actualización Tributaria.

La exención de impuestos no la hace de oficio la Administración Tributaria, el contribuyente debe presentar una solicitud cumpliendo los requisitos para dicho trámite y SAT emitirá la Resolución que en derecho corresponda.
En el siguiente enlace puede consultar los requisitos:
https://portal.sat.gob.gt/portal/requisitos-tramites-agencias/inscripcion-persona-juridica-no-lucrativa-que-solicita-exencion-de-impuestos/

Deben tomar en cuenta algunas consideraciones del Criterio Tributario No.: 1-2018, ingresos derivados del pago de cuotas para gastos comunes por los condóminos a un administrador oublicado en el portal web de SAT en el siguiente enlace:

En resumen:
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La Administración Tributaria ha detectado (por denuncias que los mismos vecinos han hecho por la no entrega facturas) que varias Asociaciones de Vecinos realizan actividades lucrativas (ingresos gravados), por ejemplo: cobro de parqueo público, cobro de arrendamiento de instalaciones para eventos (cumpleaños, bodas, etc.), comercialización de bienes, estos cobros quedan fuera de las cuotas (ordinarias o extraordinarias) para cubrir los gastos comunes conforme a la definición del artículo 545 del Código Civil:

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En caso que la Asociación de Vecinos realice actividades lucrativas (ingresos gravados) es decir operaciones distintas a la definición de Gastos Comunes, es recomendable que se afilie a impuestos (IVA, ISR, ISO según corresponda), autorizar facturas, y presentar su Declaración del IVA mensual (le asiste el derecho para determinar su IVA al determinar la diferencia entre créditos y débitos fiscales), registrar su facturas de ventas y prestación de servicios en el Libro de Ventas, así como el registro sus compras (crédito fiscal cuando corresponda por la adquisición de bienes y servicios vinculados a la actividad lucrativa), así como el pago ISR conforme la afiliación (Sobre Ingresos o Sobre Utilidades) e ISO cuando corresponda.

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