Ciclo de Egresos de una Asociación de Vecinos


La Vecindad del Chavo del 8 image
Imagen cortecía de: http://alvez-art.blogspot.com/2015/03/la-vecindad-del-chavo-del-8.html


Una Asociación de Vecinos, al igual que una entidad lucrativa (Sociedad Mercantil) su funcionamiento y operación se rige por los Estatutos de Constitución (son las reglas de funcionamiento y operación, observando las demás disposiciones de carácter jurídico) pero con la diferencia de que su constitución es fines sin lucro, y el órgano máximo es la Asamblea General (en el cual reside la soberanía de la Asociación y está compuesta por todos los asociados –vecinos o propietarios) los asociados deben elegir a la Junta Directiva (Órgano de Representación) y quién la preside es el Representante Legal de la Asociación de Vecinos o propietarios, las decisiones que se aprueben, deben estar asentadas en el Libro de Actas respectivo (donde se lleve el registro de las reuniones de Junta Directiva y un libro de actas de Asamblea de vecinos o propietarios).

Entre los aspectos relevantes del patrimonio y régimen económico, es Presentar Estados financieros anuales (Estado de Ingresos y Gastos; Estado de Activos, Pasivos y Patrimonio; Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Excedentes o Pérdidas Acumuladas y anexos de los mismos) Para una mejor ejecución y supervisión, la elaboración de presupuestos es necesario, a efecto de asegurarse que las cuotas ordinarias cubran los gastos comunes: Mantenimientos, reparaciones, servicios básicos generales, seguros, etc., e identificar cuando se requiera (aprobado por la Asamblea), las cuotas extraordinarias o incremento de las cuotas ordinarias.

Para el registro de gastos comunes, como se indicó anteriormente, la Asociación de Vecinos tiene la obligación de solicitar a sus proveedores que le emitan la respectiva factura (con NIT y nombres completos de la Asociación), salvo los gastos no afectos a IVA, ejemplo: Recibos por concepto de pago de Salarios.

En Diamante Contador, es necesario la configuración de varios tipos de Documentos (esto sólo es una configuración sugerida y dependerá de las características y otras circunstancias de cada Asociación de Vecinos)
• Facturas de compras al Contado y al Crédito (en ambos casos, es exento de IVA para efectos de Libro de Compras)
• Anticipos a proveedores (ya se ha desarrollado es tema anteriormente en el Foro)
• Póliza de Diario (registrar gastos como salarios que serán pagados con cheques pagos varios o Caja)
• Cheques pagos varios
• Cheques de pago a Proveedores (para llevar un control de cuenta corriente)
• Notas de Débito (si la Asociación tiene la opción de pagos en línea a proveedores o tenga autorizado el uso de tarjeta de débito)

Los ingresos por cuotas (ordinarias y extraordinarias) destinados para cubrir los gastos comunes no están gravados por el IVA, razón por la cual a la Asociación no le asiste el derecho a reclamar crédito fiscal por las compras de bienes y servicios, es decir que el total de la factura se reporta (contabiliza) como gasto, por ello no le es aplicable las características impero atributivas (derechos y obligaciones) que establecen los artículos del 19 al 22 de la Ley del IVA por débito y crédito fiscal (toda vez no realicen actividades mercantiles o lucrativas debiendo en este caso afiliarse a impuestos)

Para efectos contables, es una ventaja única, que tienen las Asociaciones de Vecinos (Entidades exentas), no hay que estar haciendo la partida mensual de regularización de IVA ni presentar la Declaración del IVA mensual.

En la configuración de los Tipos de Documentos, ejemplo: Compras al Contado, se asignan los datos asignados a: image Pero en la sección: image no afectamos la cuenta clásica: IVA por cobrar o IVA Crédito fiscal, el monto total de la factura es el valor a reportar en la casilla: image



Al operar las compras en Diamante Contador, debe distribuirse el valor total de la factura, a efecto se clasifique como una operación exenta (en realidad es una operación NO afecta al IVA, las Asociaciones de Vecinos no están listadas en las personas que establece el artículo 8 de la Ley del IVA)


En las Asociaciones de Vecinos, hay varios criterios en Contabilidad, que en el caso de facturas por compras que incluyen otros impuestos o contribuciones (IDP, Timbres, tasa municipal, etc.) se debe hacer la distribución correspondiente.

Ejemplo: compra de 4 galones de gasolina súper:

IDP por galón Q4.70: cantidad galones 4 X Q4.70 = Q18.80

Importe total de la factura por combustibles es por Q100.00 menos Q18.80 de IDP, la parte correspondiente a combustibles es Q81.20

Es válido hacer una distribución conforme el criterio aplicado del Contador para estos valores Q100.00: cuenta contable: Combustibles por Q81.20, cuenta contable: IDP por Q18.80

Pero trae el inconveniente (uniformidad) para crear una cuenta contable para asignar la parte correspondiente de la compra a: Impuesto de Turismo (hospedaje y pasajes) Tasa Municipal (energía eléctrica), Impuesto a Favor del Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala en el caso de Seguros, Timbre de prensa (publicaciones en medios masivos), etc.

Al momento de rendir cuentas a la Asamblea General (por lo menos una vez al año), a la Asamblea no le interesa saber cuánto pagaron de timbre de prensa, sino porque se incurrió en un gasto de publicación en medios masivos (ejemplo: Sección de clasificados: para el anuncio de una plaza vacante), es por ello que el Contador debe analizar si utiliza una cuenta contable genérica : Impuestos y Contribuciones, o al momento de registrar la factura reporta (contabiliza) del 100% del monto de la factura a la cuenta de gasto correspondiente, ejemplo: Q100.00 en combustibles (consolida en una sola cuenta contable dicho gasto)

Ejemplo tomado de documento elaborado por SAT de: preguntas frecuentes , del famoso anexo del IVA
image

Como se indicó anteriormente, el total de la compra (Q100.00 de combustibles), para el registro correspondiente no se determina crédito fiscal por concepto de IVA (separación de Monto Base, Monto exento o No afecto y la parte correspondiente de IVA, es decir no le es aplicable), por lo cual reporta como gasto en la cuenta Combustibles el monto de Q100.00 (en algunas nomenclaturas contables utilizan la cuenta contable: Combustibles y Lubricantes).

Ya sea que el registro contable de este tipo de facturas (que incluyen otros impuestos) se distribuya en dos o más cuentas contables o se consolide en una sola cuenta contable de gasto, es necesario observar el Principio Contable de:

CONSISTENCIA O UNIFORMIDAD.

Los métodos, procedimientos y políticas contables deben aplicarse de manera uniforme dentro de un mismo período contable, y a través de los períodos, para asegurar la comparabilidad de los datos. Los cambios en la aplicación de prácticas contables de un período a otro deberán divulgarse, así como el efecto de tales cambios; su divulgación hará posible efectuar comparaciones razonables de los estados financieros.

Consideraciones adicionales:

En el caso de las facturas por compras de bienes y servicios, se debe verificar que los documentos recibidos se encuentren vigentes, y cuando corresponda practicar y enterar las Retenciones de ISR (Régimen Opcional Simplificado).

La Ley del IVA señala que las facturas deben contener el detalle: Descripción, cantidad y valores por la compra de bienes y en el caso de servicios especificar el tipo de servicios (no es válida la clásica frase: Por su Compra o Servicios Prestados)

No hay que descuidar las normas de bancarización y es recomendable una revisión de toda la documentación (si se cuenta con documentación fiscal, contratos, etc.) que utiliza (documentos que recibe o que emite) la Asociación de Vecinos.

Una de las bondades al utilizar Diamante Contador (entre otras herramientas: cuentas corrientes, auxiliar de bancos, etc.), permite operar e identificar en forma individual todas las transacciones que se liquidan por medio del sistema bancario: cobros realizados por concepto de cuotas ordinarias o extraordinarias, Estado de cuenta de cada vecino, vincular los pagos efectuados a los proveedores y saldos por pagar, etc., y muy importante, al final del periodo o ejercicio contable que se analiza (mensual, trimestral, semestral o anual) conocer el desempeño financiero o resultados de la Asociación de Vecinos (excedente o pérdida).

Una adecuada configuración de los tipos de Documentos es indispensable, a continuación, los tipos de documentos más utilizados:

COMPRAS AL CRÉDITO:

La configuración de Compras del Crédito, es similar a compras al contado, pero en la versión 2 de CxP y CxC (cuentas corrientes) se configuran las opciones respectivas, ejemplo:



PARTIDAS DE DIARIO

Para operar los gastos que se registran por simples partidas de Diario (Gastos no monetarios: Depreciaciones) o documentos como recibos simples (Salarios), es necesario utilizar el documento Partida de Diario:


image


image


CHEQUES PAGOS A PROVEEDORES

Una vez que se han operado las compras (crédito), se operan los pagos efectuados a los proveedores, para el efecto se utiliza el Tipo de Documento: Cheques pagos proveedores




Con los servicios electrónicos que ofrecen los bancos del sistema, otra alternativa de pago (distinta a cheques) a Proveedores: son las transferencias bancarias y la utilización de tarjeta de débito (en ambos casos es en esencia es la misma configuración), una configuración sugerida es la siguiente:




Otro tipo de documentos es: CHEQUES PAGOS VARIOS

Pagos efectuados a beneficiarios distintos a Proveedores: ejemplo: pago de salarios.




Las notas de débito (varios), que se originan por comisión por manejo de cuenta, cheques rechazados, servicios bancarios, etc., tiene una configuración similar al de Cheques Pagos Varios, prácticamente sólo cambia el nombre del tipo de documento y el correlativo (en cheques los documentos si llevan un correlativo: 1, 2, 3, etc.,)


Para efectos ilustrativos, veamos el ejemplo de una factura por compra al crédito, operación habitual:


image


En la casilla: image presionamos la tecla F2: para indicarle a Diamante Contador que el valor ingresado no genera crédito fiscal (en el reporte de Libro de Compras), aunque la factura si incluye IVA, se trata de una operación NO AFECTA AL IVA, es esencia una operación realizada en su calidad de consumidor final y no como contribuyente del IVA (salvo que la Asociación realice actividades mercantiles o lucrativas debiendo estar afiliada a impuestos).


image

A continuación, se puede observar en el Libro de Compras, que todas las compras están en la columna Exento:
image


Al momento del pago se emite el cheque respectivo:


Para aplicar el pago respectivo en cuentas corrientes, se debe presionar la tecla F2 en la casilla que se muestra a continuación:
image
Seleccionan la factura correspondiente y el valor o monto a pagar (pueden hacerse pagos parciales o en este caso paga el total de la factura)



Para finalizar, el estado de cuenta del proveedor refleja la siguiente información:
image


image


9 Me gusta

Gracias a Diamante contador y a Blagmiro_Contreras, por tan importante apoyo, de verdad tenia dudas sobre el tema de las asociaciones-