Pueden ocurrir diversas circunstancias que motivan la necesidad de anular facturas y su operación en los sistemas de contabilidad es un procedimiento de rutina, nada fuera de lo común si se emiten manualmente (facturas de imprenta), se procede a inutilizar la factura en forma física (sello de anulado en cada uno de los ejemplares o anotación a mano de anulado), algunos sistemas no permiten la anulación de facturas como se hace en forma tradicional, ejemplo las facturas electrónicas por medio de FACE, la factura se emite y para anular la operación que ampara la factura, se procede a emitir la nota de crédito correspondiente (las facturas emitidas por medio de la modalidad – FEL – si se pueden anular)
En enero de 2013 cobro vigencia el Reglamento de la Ley del IVA, el cual incorpora en su artículo 29, un requisito no establecido en la Ley, el cual pretende regular la vigencia de los documentos (excepto para facturas electrónicas)
Puede notarse que, en el segundo Considerando del Reglamento de la Ley del IVA, señala el objeto del mismo: desarrollar y hacer operativas las disposiciones de la Ley del IVA, en virtud de lo cual, al regular la vigencia de los documentos va más allá de desarrollar las especificaciones y características de los documentos.
Es curioso que el Reglamento de la Ley del IVA omita el tratamiento de los documentos autorizados antes de que entrara a regir el nuevo Reglamento, sin embargo, conforme el artículo 7 del Código Tributario (Vigencia en el Tiempo): Los documentos autorizados antes de la vigencia del Reglamento podrán utilizarse hasta su agotamiento.
No obstante, lo anterior, a efecto de no desproteger la deducción de costos, créditos fiscales y otros derechos en materia tributaria, es necesario la revisión de vigencia de los documentos tributarios
Como costumbre la mayoría de contribuyentes autoriza la misma cantidad de documentos cada vez que se hace necesario, sin embargo, a raíz de las crisis que ha pasado Guatemala en los últimos años (caída de los índices macroeconómicos, deterioro de los Índices de Desarrollo Humano, y un monto de etc.), no obstante, lo anterior, se ha tenido una perspectiva económica muy optimista. Regresando al tema, hemos observado una conducta o comportamiento en los documentos, la anulación de grandes cantidades de facturas (por vencimiento) que se han dejado de utilizar.
La anulación de cierta cantidad o volúmenes de facturas (poco frecuente) era originado por los siguientes factores:
• Pérdida de documentos.
• Extravío de documentos tributarios.
• Deterioro de documentos.
• Anulación de documentos por cambio de domicilio comercial.
• Robo de documentos
Sería interesante conocer estadísticas, pero en la mayoría de contribuyentes, la anulación de documentos tributarios, la principal causa es por vencimiento.
Si la anulación de documentos (pérdida) es por casos por fuerza mayor o casos fortuitos es recomendable acreditar dichas circunstancias (documentar, registrar los hechos u obtener medio que hagan constancia, ejemplo: hechos de la naturaleza; citando un par de ejemplos, deslaves, inundaciones que se pueden obtener fotos, videos, publicaciones de los medios de comunicación social, etc.), y en el caso de delitos en contra el patrimonio la SAT necesitará que el contribuyente compruebe mediante certificación de denuncia (y su ratificación), además el contribuyente debe publicar en los medios de comunicación social (recomendable en el Diario Oficial y en otro medio escrito) la pérdida, extravío o robo de los documentos.
Adicional, se debe dar aviso a la Administración Tributaria, en el siguiente enlace los requisitos:
Surge la interrogante: ¿No basta con solo anular las facturas y ser procesadas por Contabilidad para su registro y su respectiva anulación?
Si las causales de su anulación son originadas por los factores de: Pérdida de documentos. Extravío de documentos, Deterioro de documentos, Anulación de documentos por cambio de domicilio comercial, Robo de documentos, anulación de resolución (para las imprentas) o por vencimiento.
Respuesta: Si es necesario dar aviso a la SAT
La Administración Tributaria no sólo realiza seguimiento a la Economía Conductual de los contribuyentes, también da seguimiento a comportamientos atípicos (no es casualidad que las declaraciones de IVA e ISR exista una casilla para facturas emitidas incluyendo anuladas).
Por ejemplo, si un contribuyente (Profesional Liberal) emite en promedio una factura mensual y en determinado mes reporta la emisión de 100 facturas (por anulación de facturas por vencimiento y no presenta el Aviso respectivo), pero reporta la misma cantidad de ingreso mensual. No es de extrañar que el contribuyente reciba en los meses posteriores una cordial invitación (correo electrónico o eventualmente cartas, principalmente en los programas o jornadas de fiscalización masiva) a visitar las oficinas de SAT para que brinde información de ese mes que emitió 100 facturas, aun cuando usted como contribuyente ha cumplido con su obligaciones tributarias (probablemente no esté obligado a llevar contabilidad completa), deberá destinar un tiempo para atender la solicitud de información (Libro de Ventas, Facturas emitidas, formularios presentados, etc.) y si no dispone de tiempo, deberá cubrir los honorarios del Contador o gastos que haga la tercera persona.
A partir del 18 de septiembre de 2017 la Administración Tributaria realizó modificaciones al Registro Fiscal de Imprentas a través de Agencia Virtual
El procedimiento para el Aviso de Anulación de Documentos Tributarios por medio de Agencia Virtual, es relativamente sencillo:
Para efectos ilustrativos, las siguientes imágenes:
Ingresa con su usuario de Agencia Virtual, en la sección: Registro Fiscal de Imprentas, selecciona: Aviso de Anulación de Documentos:
Debe tener los datos de los documentos que serán anulados: Establecimiento o negocio (se identifica por número, si no se está seguro puede consultar su RTU y le desplegará que establecientes tiene y su respectivo número) Tipo de Documento, Número de Resolución, Serie, Muy importante: seleccionar el motivo de anulación
Al ingresar la información de los documentos tributarios que serán anulados, debe especificarse el rango de documentos que serán anulados en esa Resolución, el sistema le solicitará que ratifique que ese rango, para que lo compare con el rango según Resolución de Autorización:
Al ingresar la información de los documentos tributarios que serán anulados, debe especificarse el rango de documentos que serán anulados en esa Resolución, el sistema le solicitará que ratifique que ese rango, para que lo compare con el rango según Resolución de Autorización:
En el caso de robo, la fecha en que ocurrió el hecho:
Puede agregar varias líneas para más documentos:
Al presentar el formulario, generará la Constancia de Aviso de Anulación de Documentos
