Aviso de Anulación de Documentos

image Pueden ocurrir diversas circunstancias que motivan la necesidad de anular facturas y su operación en los sistemas de contabilidad es un procedimiento de rutina, nada fuera de lo común si se emiten manualmente (facturas de imprenta), se procede a inutilizar la factura en forma física (sello de anulado en cada uno de los ejemplares o anotación a mano de anulado), algunos sistemas no permiten la anulación de facturas como se hace en forma tradicional, ejemplo las facturas electrónicas por medio de FACE, la factura se emite y para anular la operación que ampara la factura, se procede a emitir la nota de crédito correspondiente (las facturas emitidas por medio de la modalidad – FEL – si se pueden anular)

En enero de 2013 cobro vigencia el Reglamento de la Ley del IVA, el cual incorpora en su artículo 29, un requisito no establecido en la Ley, el cual pretende regular la vigencia de los documentos (excepto para facturas electrónicas)

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Puede notarse que, en el segundo Considerando del Reglamento de la Ley del IVA, señala el objeto del mismo: desarrollar y hacer operativas las disposiciones de la Ley del IVA, en virtud de lo cual, al regular la vigencia de los documentos va más allá de desarrollar las especificaciones y características de los documentos.

Es curioso que el Reglamento de la Ley del IVA omita el tratamiento de los documentos autorizados antes de que entrara a regir el nuevo Reglamento, sin embargo, conforme el artículo 7 del Código Tributario (Vigencia en el Tiempo): Los documentos autorizados antes de la vigencia del Reglamento podrán utilizarse hasta su agotamiento.

No obstante, lo anterior, a efecto de no desproteger la deducción de costos, créditos fiscales y otros derechos en materia tributaria, es necesario la revisión de vigencia de los documentos tributarios

Como costumbre la mayoría de contribuyentes autoriza la misma cantidad de documentos cada vez que se hace necesario, sin embargo, a raíz de las crisis que ha pasado Guatemala en los últimos años (caída de los índices macroeconómicos, deterioro de los Índices de Desarrollo Humano, y un monto de etc.), no obstante, lo anterior, se ha tenido una perspectiva económica muy optimista. Regresando al tema, hemos observado una conducta o comportamiento en los documentos, la anulación de grandes cantidades de facturas (por vencimiento) que se han dejado de utilizar.

La anulación de cierta cantidad o volúmenes de facturas (poco frecuente) era originado por los siguientes factores:

• Pérdida de documentos.
• Extravío de documentos tributarios.
• Deterioro de documentos.
• Anulación de documentos por cambio de domicilio comercial.
• Robo de documentos

Sería interesante conocer estadísticas, pero en la mayoría de contribuyentes, la anulación de documentos tributarios, la principal causa es por vencimiento.
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Si la anulación de documentos (pérdida) es por casos por fuerza mayor o casos fortuitos es recomendable acreditar dichas circunstancias (documentar, registrar los hechos u obtener medio que hagan constancia, ejemplo: hechos de la naturaleza; citando un par de ejemplos, deslaves, inundaciones que se pueden obtener fotos, videos, publicaciones de los medios de comunicación social, etc.), y en el caso de delitos en contra el patrimonio la SAT necesitará que el contribuyente compruebe mediante certificación de denuncia (y su ratificación), además el contribuyente debe publicar en los medios de comunicación social (recomendable en el Diario Oficial y en otro medio escrito) la pérdida, extravío o robo de los documentos.

Adicional, se debe dar aviso a la Administración Tributaria, en el siguiente enlace los requisitos:

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Surge la interrogante: ¿No basta con solo anular las facturas y ser procesadas por Contabilidad para su registro y su respectiva anulación?

Si las causales de su anulación son originadas por los factores de: Pérdida de documentos. Extravío de documentos, Deterioro de documentos, Anulación de documentos por cambio de domicilio comercial, Robo de documentos, anulación de resolución (para las imprentas) o por vencimiento.

Respuesta: Si es necesario dar aviso a la SAT

La Administración Tributaria no sólo realiza seguimiento a la Economía Conductual de los contribuyentes, también da seguimiento a comportamientos atípicos (no es casualidad que las declaraciones de IVA e ISR exista una casilla para facturas emitidas incluyendo anuladas).

Por ejemplo, si un contribuyente (Profesional Liberal) emite en promedio una factura mensual y en determinado mes reporta la emisión de 100 facturas (por anulación de facturas por vencimiento y no presenta el Aviso respectivo), pero reporta la misma cantidad de ingreso mensual. No es de extrañar que el contribuyente reciba en los meses posteriores una cordial invitación (correo electrónico o eventualmente cartas, principalmente en los programas o jornadas de fiscalización masiva) a visitar las oficinas de SAT para que brinde información de ese mes que emitió 100 facturas, aun cuando usted como contribuyente ha cumplido con su obligaciones tributarias (probablemente no esté obligado a llevar contabilidad completa), deberá destinar un tiempo para atender la solicitud de información (Libro de Ventas, Facturas emitidas, formularios presentados, etc.) y si no dispone de tiempo, deberá cubrir los honorarios del Contador o gastos que haga la tercera persona.

A partir del 18 de septiembre de 2017 la Administración Tributaria realizó modificaciones al Registro Fiscal de Imprentas a través de Agencia Virtual

El procedimiento para el Aviso de Anulación de Documentos Tributarios por medio de Agencia Virtual, es relativamente sencillo:
Para efectos ilustrativos, las siguientes imágenes:

Ingresa con su usuario de Agencia Virtual, en la sección: Registro Fiscal de Imprentas, selecciona: Aviso de Anulación de Documentos:

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Debe tener los datos de los documentos que serán anulados: Establecimiento o negocio (se identifica por número, si no se está seguro puede consultar su RTU y le desplegará que establecientes tiene y su respectivo número) Tipo de Documento, Número de Resolución, Serie, Muy importante: seleccionar el motivo de anulación
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Al ingresar la información de los documentos tributarios que serán anulados, debe especificarse el rango de documentos que serán anulados en esa Resolución, el sistema le solicitará que ratifique que ese rango, para que lo compare con el rango según Resolución de Autorización:

Al ingresar la información de los documentos tributarios que serán anulados, debe especificarse el rango de documentos que serán anulados en esa Resolución, el sistema le solicitará que ratifique que ese rango, para que lo compare con el rango según Resolución de Autorización:

image En el caso de robo, la fecha en que ocurrió el hecho:

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Puede agregar varias líneas para más documentos:

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Al presentar el formulario, generará la Constancia de Aviso de Anulación de Documentos

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Gracias Licenciado por ser muy detallado al explicar cada uno de los temas, yo se lo que implica anular una factura en FEL, es mucho mas complicado y este mes que fue el inicio si fue muy difícil todo este tema.

Muchas gracias, tema interesante de tenerlo como prioridad.

Excelente Post, Lic. Blagmiro, me disfrute la lectura, aporta bastante.

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Muy buen tema. por lo que usted explica, estas facturas anuladas por vencimiento ¿deben de registrarse en el libro de compras y ventas?.

@LUIS3 Si, deben incluirse para que en libros quede registrado el consecutivo de documentos. Y la sugerencia es registrarlas así: "ANULADAS POR VENCIMIENTO DE FECHA"
O esperemos alguna otro sugerencia de los participantes del foro.

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Gracias Hugo, me parace muy buena su sugerencia.

Estimados buen día.
Respecto al vencimiento de facturas, cuando queda una gran cantidad de facturas sin utilizar, ¿las reportan en el formulario del IVA como anuladas? o ¿solo las reportan en el libros de ventas?
Actualmente hay clientes que proyectaban tener cierto numero de transacciones mensuales, pero por diversos motivos el movimiento de facturas quedó muy bajo. ¿Como han manejado este tema?

Feliz día

@eaglegonzalez Respecto a su pregunta, estas deben reportarse en el libro de ventas que es base para llenar el formulario del IVA.

Debe reportarse en libro de ventas y formulario.

Muchas gracias Licenciado. Feliz día

Buenas tardes, me surge una duda respecto al Aviso de Anulación de Documentos. Si las facturas extraviadas han sido utilizadas ¿Siempre se debe dar Aviso de Anulación desde la agencia Virtual?

Agradezco infinitamente sus comentarios y conocimientos que han compartido a través de este valioso foro. Bendiciones

@Jose respecto a su pregunta, si Usted sabe que la facturas extraviadas fueron utilizadas NO SON DOCUMENTOS ANULADOS.

Se considera documento anulado aquel que fue rechazado por el cliente por X motivo y que estamos conscientes que este no fue utilizado y que el original está en nuestro poder.

Antes que entrará en vigor la FEL era mucho más fácil, ahora más difícil y deben llevarse controles adicionales para no caer en errores que conduzcan a OMISOS.

@Jose En la AV se puede dar aviso de extravío también

Precisamente de ahí me surge la duda Lic. Hugo_R_Gonzalez_B, sobre si hacer o no hacer aviso de anulación, porque realmente las facturas fueron extendidas (son 3 talonarios de facturas) y registradas en la contabilidad en su momento, pero hace poco que causa de una inundación que hubo se extraviaron los talonarios (duplicados, porque todas las originales fueron entregados a los clientes) que estaban archivados en el local de mi cliente. Consulté en SAT por medio de un correo a ayuda@sat.gob.gt y me indicaron que se tiene que dar aviso de anulación. Pero me quedó esa inquietud debido a que no son documentos anulados, Por eso busqué información en este foro.

@Jose dada su explicación, en lo personal NO doy ningún aviso a la SAT porque los documentos no se extraviaron, se deterioraron por la inundación. Por cualquier fiscalización tiene como constancia el correlativo operado en el libro del IVA.

Sugiero secar los talonarios deteriorados por el agua y después guardarlos en bolsas plásticas hasta el tiempo que la ley permite hasta que concluya la prescripción.

Muchas gracias por su amable respuesta y sugerencia Lic. Hugo_R_Gonzalez_B, Saludos.

Buen día

El aviso de anulación de documentos es recomendable cuando las facturas están en poder del Contribuyente y se anularán por diversas circunstancias, actualmente es muy común por fecha de vencimiento, de esa forma quedan anulados a nivel interno del contribuyente y el aviso queda registrado en los sistemas informáticos de la Administración Tributaria.

Por ejemplo, para efectos ilustrativos, si emitidos el aviso por documentos sin utilizar por vencimiento de la factura número 1650 a la 3000, tendremos la constancia respectiva.


si consultamos el estado de las facturas conforme la resolución de autorización, aparece con estado activa, pero tiene un detalle

Pero el rango de facturas tiene una característica.


En su caso, si los documentos NO están en poder del Contador o el Contribuyente, (extravió de facturas utilizadas), lo recomendable es hacer la denuncia o aviso en la Oficina de Atención Ciudadana de la Policía Nacional Civil de su localidad, obviamente incluir los datos generales de la empresa o contribuyente (NIT, DPI, establecimiento, etc.), exponiendo brevemente los hechos o circunstancias, identificando el o los talonarios de facturas (originales, duplicados o copias según corresponda), series, correlativos (números), Resolución y fecha de autorización

La constancia le será utilidad para atender futuras fiscalizaciones o cuando soliciten el cese actividades de la empresa.

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Muchas gracias Blagmiro_Contreras, por haber tomado su valioso tiempo para resolver mi inquietud. Se hizo una denuncia y explicando las razones del extravío de los documentos y detallando todo lo que acaba de indicar (Además se tomó algunas fotos y vídeos de la inundación, por si al caso no nos quieran creer los de SAT). Nuevamente muchas gracias.

Bendiciones.