Algunas sugerencias sobre el uso de monedas en Diamante Contador

Buen día

En el año 2015 cuando empecé a utilizar Diamante Contador, noté que era intuitivo y fácil de utilizar, bastaba con descargarlo y utilizar la empresa Demo Dos, S. A., para hacer pruebas y leer la ayuda que trae incorporado, no era necesario invertir mucho tiempo para crear empresas, nomenclatura, periodos contables, tipos de documentos, etc. y prácticamente se podía utilizar desde el primer día.

Sin embargo, el programa ha evolucionado de tal forma que ha rebasado mis expectativas, se han incorporado muchas funcionalidades, y algunas no las utilizo, quizá para algunos usuarios suceda algo similar y probablemente no utilizan la nueva opción de monedas en las versiones más recientes de Diamante Contador.

Tomando en cuenta las recomendaciones publicadas por el Lic. @Hugo_R_Gonzalez_B , intentaré desarrollar un ejemplo sencillo (todas las observaciones son bienvenidas)

El 02 de enero de 2018, la empresa Demo Dos, S. A., realiza la compra al proveedor: CORPORACION ACME (entidad del extranjero) por US$13,333.33 en mercadería.
La empresa le paga al proveedor el 05 de enero de 2018.
Las tasas de cambio son las siguientes:
•02 de enero de 2018: US$1.00 x Q7.25
•05 de enero de 2018: US$1.00 x Q7.35

Tradicionalmente la compra y el pago se registra de la siguiente manera:
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Sin embargo, para propósitos de contabilidad completa (Cuentas Corrientes, Bancarización, Conciliación Bancaria, etc.)
En Diamante contador, la operación quedaría asentada de la siguiente forma:

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(para propósitos ilustrativos del manejo de monedas no se incluye el registro de la importación, esto también afecta el registro de operaciones por el efecto del tipo de cambio al momento de perfeccionar la importación), previo es indispensable la configuración de la empresa

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Y de los tipos de documentos:
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Partiendo del ejemplo descrito anteriormente.

  1. Factura de Compras al Exterior (Crédito).
  2. Cuenta bancaria en Dólares / Cheques pago a proveedores del exterior

Así como las cuentas contables principales y complementarias (Dólares y Complemento de Bancos, así como Proveedores y Complemento Proveedores Dólares) y sin faltar la cuenta de resultados (pérdida o ganancia cambiaria) se presentará variación al tipo de cambio de referencia según la divisa que se utilice.

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En el primer documento (Factura de Compras al crédito del extranjero) una configuración sugerida es la siguiente:

En el caso de Bancos (Cheques pagos a proveedores en Dólares), quienes han utilizado la nueva funcionalidad de monedas de Diamante Contador, le será fácil, pero ( … ) para los usuarios nuevos y que empiezan a utilizar el sistema, le será un poco complicado armonizar la partida contable (Asiento No. 2 del Diario): tomando en cuenta el formato actual para la configuración del tipo de documento:

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Como puede observar, faltan las opciones para integrar la cuenta Proveedores del Exterior (Dólares) y Cuenta Complemento de proveedores (complemento al cambio), a efecto de simplificarlo, la configuración del tipo de documentos (Cheques de pagos a proveedores del exterior), la sugerencia es la siguiente:

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La operación del Documento (Cheque de pago en Dólares para proveedores del exterior) es la siguiente

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El estado de cuenta del proveedor es el siguiente:

Aprovechando este espacio, se invita los usuarios que han tenido la oportunidad de utilizar la nueva funcionalidad de monedas, puedan aportar su experiencia y sugerencias.

Saludos.

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@Blagmiro_Contreras

@LuciAguilar en mensaje privado me había expresado sus inquietudes acerca de que el programa estaba evolucionando mucho hacia un punto donde la sencillez se perdía.

Y entendemos sus comentarios.

¿Por qué hemos hecho estos cambios?

1. La CxC y la CxP de la versión 2

Se introdujo para permitir a los contadores cumplir con el decreto 37-2016 que fuerza a llevar controles:

  • ¿Qué me pagaron? y ¿De qué forma?
  • ¿Qué pagué? y ¿De qué forma?

2. El multimoneda

  • Para facilitar el manejo de dólares.

Entiendo que para algunos que operan muchas contabilidades, esto lo vuelve complicado.
También puede ser complejo para un usuario novato.

Para tranquilidad de algunos

NO VIENEN MÁS CAMBIOS RADICALES EN LA ESTRUCTURA

Esto es lo que viene

  1. Migración a Powerbuilder 17.
  2. Mejorar las pantallas de configuración para volverlas sencillas nuevamente
  3. Mejorar el help para que se adecúe a las nuevas funcionalidades
  4. Reforzar y revisar los reportes de CxC y CxP versión 1 para quienes no deseen la complejidad de la versión 2. Vamos a sacar los reportes de versión 1 del área de descontinuados.

El cambio más fuerte que pensamos introducir en algún punto del 2018 es el cambio de licenciamiento a un modelo totalmente online en el que no haya que mandar un correo a ISA. Pero siempre pediremos que cumplan con los requerimientos de estar suscritos al foro, con nombre completo y fotografía.

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@Blagmiro_Contreras con relación a la utilización de Diamante contador me permito externar y sin el anímo de entrar en pólemica lo siguiente:

  1. En la actualidad con los cambios realizados en el programa DC2 desde su lanzamiento en el año 2013 a la fecha sigue siendo fácil.

  2. A mi manera de ver la lectura y ayuda incorporada NO debe ser optativa sino obligatoria para entender como funciona el programa.

  3. Respecto a la evolución del mismo y las razones ya el Ing. @rtusher expuso las mismas y estas van encaminadas a salvaguardar practicamente las operaciones realizadas por el Contador y al Contribuyente por las exigencias de la bancarización.

  4. Con relación a la opción monedas, esta en ningun momento pueden hacer engorroso el uso del programa, ya que si utiliza moneda extranjera (Bancos) solamente deberá crear una cuenta complemento para la misma y configurar la moneda en este tipo de documentos y listo, NO más cuentas complemento para otras cuentas que no sea de bancos de lo contrario será una ensalada de cuentas complemento.

  5. En la configuración de documentos, no es necesario aplicar la (Moneda) ya que por default el programa la asigna excepto en Documentos emitidos por el banco ME, ahora si la misma no está asignada, automáticamente el ingresar a la empresa desliega mensaje para configurarla y que en nuestro país son QTZ.

Estab_moneda

  1. En el catálogo de cuentas, solamente debe configurar una segunda cuenta para el complemento cambiario en las cuentas de bancos (Moneda Extranjera) como en todo programa. Si quisieramos un complemento en todas las cuentas ya será para llevar una contabilidad extra en moneda extranjera lo cual no es así.

Conclusión: en mi opinión muy personal el programa sigue siendo fácil y con muchas prestaciones a favor del usuario para salvaguardarlo el momento de una revisión fiscal; ahora si el usuario no realiza correctamente las operaciones ya será su responsabilidad. Como todo en la vida, nada es fácil.

"Es fácil cambiar el curso de los ríos y las montañas, pero difícil cambiar la naturaleza de un hombre."

Otras opiniones son bienvenidas.

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Buen dia amigos del foro, este tema es muy interesante y a la vez complejo, por mi experiencia personal y que además he trabajado con diferentes tipos de sistemas contables, puedo decir que el manejo de diferentes monedas suele ser una debilidad en los mismos, por el tema de las diferencias que se generan al registrar compras y pagos o ventas y cobros, y por lo general es el Contador que decide como hacerlo, y como siempre puede ser de la forma difícil o fácil, y es aca donde difieren las opiniones sobre como debería funcionar un sistema contable, en lo personal he optado por seguir el principio legal que la contabilidad se debe llevar en la moneda vigente en el país, por tal motivo en las contabilidades que llevo no suelo operar documentos en otras monedas, y el caso que recibir documentos en otras monedas si no trae anotado el tipo de cambio utilizo el tipo de cambio del dia según el Banco de Guatemala, lo que considero esta acorde al articulo 21 inciso 28 del decreto 10-2012 ley de actualización tributaria, ya que dichas operaciones de diferencial cambiario según lo establecido deben hacerse mensualmente, debo agregar que en mis nomenclaturas tengo un grupo de cuentas bancarias por cada tipo de moneda, dependiendo de las cuentas que tenga la empresa, hasta aca espero haber aportado algo, y si hubieren aportes que amplíen mi conocimiento lo agradezco anticipadamente, ya que el trabajo de contador es muy complejo, sobre todo si trabajamos con diferentes tipos de empresas como en mi caso, gracias a todos de antemano.

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Generalmente en el foro me aparto de las opiniones legales porque hay algunos que son muy buenos como @Blagmiro_Contreras y @Hugo_R_Gonzalez_B para sustentar sus argumentaciones con artículos e incisos de las leyes. Los admiro y les dejo su lugar.

Hay dos áreas en las que tengo mucha experiencia: programación y administración. Por todo lo que he aprendido, me siento más cómodo con la administración que con la programación.

Escribo esto para quitarme el estigma de que solo soy programador.

Como algunos de ustedes no me conocen, voy a dar peso a algunas opiniones con este background

Soy ingeniero de sistemas graduado de la USAC que se ha desenvuelto durante 26 años en el desarrollo de sistemas de gestión. Con toda la experiencia que tenía adquirida en el día a día hace 10 años me metí a sacar un MBA.

Los últimos 22 años con Diamante Gerencial que está instalado en más de 800 empresas en Guatemala, Honduras, El Salvador, Nicaragua y Costa Rica (Solo Panamá nos queda)

Tenemos clientes internacionales que reportan a sus respectivas casas matrices en EUA, México, Colombia y Europa

En ISA trabajamos en coordinación con dos grandes firmas de auditoría de Guatemala, con muchas firmas pequeñas y auditores independientes. Muchos de nuestros clientes son auditados por firmas de las “big four” y por ende, tenemos que entender sus metodologías y atender sus recomendaciones.

Diariamente trabajamos con todo tipo de usuarios.

En todo este tiempo, he escuchado a muchas personas tener temor de operar contablemente documentos en moneda extranjera por eso de que “la contabilidad se debe llevar en la moneda vigente del país”

Diamante Gerencial es un sistema integral que maneja muy bien el multimoneda. Hemos tratado de darles un poquito de eso en Diamante Contador.

“Contabilizar solo en quetzales” es un principio mal entendido y poco investigado. Es importante que todos comprendan estos conceptos porque no todo el mundo lleva contabilidades chiquitas, de médicos, negocios pequeños y locales. Casi cualquiera tiene cuentas en dólares, ya sean locales u offshore

Los dueños pueden no saber nada de contabilidad o saber mucho de contabilidad. Ahora hay muchas personas en mandos medios que tienen maestrías en finanzas y administración que podrían exigir reportes comprensibles.

Si mi cliente tiene una cuenta en dólares, debo poder conciliarla en dólares y contabilizarla en moneda local. Una operación nunca se registra en dos monedas, ni en moneda extranjera. La contabilidad se lleva en una sola moneda: la local.

Si facturo en dólares y quetzales (La legislación lo permite) debo poder indicar de manera rápida y precisa, la moneda, el total de la factura y la conversión. Sin tener que recurrir a la calculadora. Para eso son los sistemas.

No entender el manejo contable adecuado de este tipo de operaciones solo complica los procesos, y esto limita el alcance del contador.

  • Si es interno, se limita a si mismo a ser “tenedor de libros” (Que por si mismo no es bien pagado) y

  • Si es externo es de cumplimiento legal solo atenderá negocios pequeños. Y es un “tenedor de libros” y no contador.

Y para terminar, quiero resaltar

  1. Afuera la competencia es extrema
  2. No entender un proceso no implica que no sea adecuado.
  3. Las empresas ya no quieren solo “tenedores de libros”

Les insto a dar los pasos necesarios para ser mejores y no ahogarse en un vaso de datos que sea difícil de convertir en información.

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Lo comparto totalmente

@narana
“…por tal motivo en las contabilidades que llevo no suelo operar documentos en otras monedas, y el caso que recibir documentos en otras monedas si no trae anotado el tipo de cambio utilizo el tipo de cambio del dia según el Banco de Guatemala, lo que considero esta acorde al articulo 21 inciso 28 del decreto 10-2012 ley de actualización tributaria, ya que dichas operaciones de diferencial cambiario según lo establecido deben hacerse mensualmente…”

Comparto lo de los programas y lo de los criterios, sin embargo como bien lo indica, no debemos perdernos al tener que contabilizar en Moneda Local tal y como lo establece el Código de Comercio.
.Moneda local

Slds.

Buen día

En el ejemplo (hoja electrónica o excel) indicado al inicio de esta publicación es sólo una opinión y es sólo una de tantas formas de registro, el Contador utilizará su criterio para el registro contable de operaciones en moneda extranjera (basado en criterios técnicos o en la mayoría de casos por disposiciones legales), sin mencionar la versatilidad que tiene Diamante Contador (distintas posibilidades de registro para un mismo escenario) a efecto de simplificar el trabajo.

No obstante lo indicado por el Ing. @rtusher, curiosamente no sustenté esta publicación con argumentos legales o bases técnicas, simplemente por tradición o que por costumbre suele hacerse, comprendo lo indicado por el usuario @narana, he utilizado sistemas (Hablamos de sistemas integrados) por ejemplo en la emisión de cheques en moneda extranjera, se indica el monto (ejemplo Dólares) y el tipo de cambio de la moneda o divisa y el sistema contabiliza en Quetzales (no se usan cuentas complemento) y sólo para efectos del Estado de Cuenta y Conciliación bancaria (Reportes o Libros Auxiliares) se expresan en la moneda extranjera que corresponda, pero los estados financieros y demás libros contables obligatorios se expresan en moneda local.

Habiendo hecho la aclaración anterior, intentare sustentar el ejemplo utilizado en Diamante Contador (espero poder transmitir la idea sin ánimos de crear controversia).

Bases técnicas:

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) aún vigentes en Guatemala, señala en los Principios Básicos:

UNIDAD MONETARIA.

Las operaciones y eventos económicos se reflejan en la contabilidad expresados en la unidad monetaria del país en que esté establecida la entidad. La unidad monetaria en que se expresan los estados financieros debe revelarse.

No olvidar lo que indica la Sección 30 de la NIIF para Pymes,

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En la empresa Demo Dos, S. A., en la nomenclatura contable tiene la cuenta: COMPLEMENTO BANCO

(Si no estoy equivocado esto es derivado algunas limitaciones tales como: Licencias de Programas, Bases de Datos, algoritmos, compilación, ingeniería del software, etc., es decir inversión de recursos para conversión y contabilización automática en Quetzales, razón de la alternativa: Cuenta Complemento)

Algo similar a las cuentas que utilizan los bancos del sistema para moneda extranjera (depósitos, transferencias, giros, etc., la primer cuenta se expresa al uno por uno y otra llamada diferencial cambiario por el resto, es decir el complemento) ejemplo:

Como puede notarse, actualmente la Ayuda que trae incorporado Diamante Contador, no ofrece ninguna explicación de la cuenta complemento (para que se usa, en que casos debe utilizarse, etc.), Incluir y fortalecer el numeral 3:


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Por lógica a contable, la conclusión es como la que usan los bancos.

Pero al reflejar en bancos (activos) en Dólares en contrapartida tengo Proveedores el Exterior (pasivo) en Dólares o clientes del exterior (pueden existir cualquier otra cuenta contable en moneda extrajera de Activo, Pasivo o Resultados)

Veamos un ejemplo (en cuentas de activo)

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Para efectos ilustrativos, ejemplo tomado del Manual de Instrucciones Contables para entidades sujetas a la vigilancia e inspección de la Superintendencia de Bancos (no aplica para otras entidades públicas o privadas)

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Lo anterior a efecto de ser consistentes y en armonía con:

El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad. Cada operación se registra dos veces, una en el debe y la otra en el haber, con el fin de establecer una conexión entre los diversos elementos patrimoniales. La anotación que involucra las dos partidas (debe y haber) se denomina asiento contable. Este sistema se asemeja a una balanza en equilibrio, ya que, dentro de un asiento contable, la suma de los conceptos del debe y del haber siempre tienen que coincidir.
Ante los modernos sistemas de procesamiento de datos, se sostiene la conveniencia de separar los conceptos activo, pasivo y resultado en sendas columnas, para convertir el diario en un soporte con calidad informática
https://es.wikipedia.org/wiki/Partida_doble

CÓDIGO DE COMERCIO
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Decreto No. 17-2002 del Congreso de la República, Ley Monetaria

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Para finalizar, han notado que el Libro de Compras y el Libro de Ventas, así como el de Pequeño Contribuyente le falta el requisito de:
Expresado en Quetzales o Totales en Q

Es recomendable (con excepción de bancos y reportes auxiliares de bancos que se expresan en moneda extranjera el reporte tiene que indicar la moneda) se estandarice en los demás reportes (Los libros de Diario, Mayor, Inventario, Estados Financieros, si cumplen con este requisito) su expresión de la moneda conforme la configuración de la empresa:
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Hago énfasis en mencionar la versatilidad que tiene Diamante Contador (distintas posibilidades de registro para un mismo escenario) la idea es de simplificar el trabajo, la decisión la toma cada usuario

Saludos.