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INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL ACUERDO NÚMERO 1529
LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 100 de la Constitución Política de la República de Guatemala, establece que el Estado reconoce y garantiza el derecho a la seguridad social para beneficio de los habitantes de la Nación. Su régimen se instituye como función pública, en forma nacional, unitaria y obligatoria.
El Artículo 27 de la Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, establece que todos los habitantes de Guatemala que sean parte activa del proceso de producción de artículos o servicios, están obligados a contribuir al sostenimiento del Régimen de Seguridad Social en proporción a sus ingresos y tienen el derecho de recibir beneficios para sí mismos o para sus familiares que dependan económicamente de ellos, en la extensión y calidad de dichos beneficios que sean compatibles con el mínimum de protección que el interés y la estabilidad social requieran que se les otorgue.
A efecto de llevar a la práctica el objetivo final ordenado en el párrafo anterior, el Instituto goza de una amplia libertad de acción para ir incluyendo gradualmente dentro de su régimen a la población de Guatemala.
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social es la institución encargada del cumplimiento del Derecho Humano a la Seguridad Social y que es de interés social la ampliación de cobertura, a la que anhela acceder, para lo cual ha llevado a/ cabo los estudios actuariales, financieros y estadísticos para considerar la inscripción de patronos y trabajadores en el Régimen de Seguridad Social, garantizando la eficaz aplicación de la Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
POR TANTO,
Con fundamento en lo considerado y lo preceptuado en el Artículo 19, literal a) del Decreto 295 del Congreso de la República de Guatemala “Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social”,
ACUERDA:
Dictar el siguiente:
“REGLAMENTO DE INSCRIPCIÓN EN EL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL”
CAPÍTULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. El presente Reglamento tiene por objeto establecer las normas y requisitos para llevar a cabo la inscripción de patronos y trabajadores en el Régimen de Seguridad Social.
ARTÍCULO 2. La inscripción de patronos y trabajadores referidos en el artículo que antecede estará a cargo del Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, quien deberá emitir el Registro Único de Seguridad Social, a cada patrono y afiliado inscrito en el régimen del Seguro Social.
ARTÍCULO 3. Para llevar a cabo la inscripción de patronos y trabajadores, deberán observarse los principios regístrales siguientes:
Calificación Registral): Es la facultad que tiene el funcionario o empleado facultado para el efecto, de calificar la documentación presentada para la inscripción, así como la documentación e información a que tenga acceso en virtud de convenios interinstitucionales y otras fuentes de información y determinar la procedencia o no de una inscripción.
Inscripción: Desde el momento que se lleva a cabo la inscripción, surte efecto la misma.
Legitimación: Únicamente los inscritos en el Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, así como los mandatarios de estos, podrán realizar gestiones relacionadas con su registro sea para actualización, suspensión o cese.
Rogación: Las inscripciones deben gestionarse a solicitud de la persona interesada, debiendo cumplir con los requisitos institucionales.
Confidencialidad: Por considerarse bajo garantía de confidencia, el Instituto mantendrá la discreción necesaria para no divulgar datos proporcionados por patronos o trabajadores, salvo mediante orden escrita de autoridad competente, o que se trate de hechos relacionados con las personas que lo soliciten.
Impulso de oficio: El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores deberá llevar a cabo la inscripción y actualización de oficio, conforme la investigación y análisis que determine su procedencia.
ARTÍCULO 4. Para la emisión del Registro Único de Seguridad Social de patronos y trabajadores, referido en el artículo 2, se aplicarán los sistemas regístrales siguientes:
Electrónico: El registro será eminentemente electrónico, sin perjuicio de requerir documentos e información para anexarla al expediente físico.
Folio Electrónico Personal: Se creará un registro por cada patrono inscrito, así como por cada trabajador afiliado.
No convalidante: El hecho de la inscripción no convalida datos, información o documentos nulos presentados y calificados para inscripción.
De inscripción: Únicamente se asentarán en el registro aspectos para la identificación, y localización de los patronos y trabajadores en el Régimen de Seguridad Social, con el propósito de establecer sus obligaciones y derechos.
CAPÍTULO II
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PATRONOS Y TRABAJADORES.
ARTÍCULO 5. El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores dentro de sus funciones, deberá además cumplir con las siguientes:
Realizar las gestiones que considere necesarias a fin de dar debida publicidad de los requisitos para la inscripción de patronos y trabajadores en el Régimen de Seguridad Social.
Recibir y gestionar solicitudes de inscripción de patronos y trabajadores que lo requieran.
Inscribir a patronos y trabajadores.
Validar o invalidar las solicitudes para ser inscrito como patrono o trabajador de conformidad a lo establecido en el presente reglamento, emitiendo el Registro Único de Seguridad Social.
Modificar, cancelar o anular un registro, si se dan los motivos para ello.
Gestionar la anulación de inscripción del patrono o trabajador ante la Dirección de Recaudación de la Subgerencia Financiera, cuando se determine que existe duplicidad o falsedad y ya haya sido emitido Registro Único de Seguridad Social.
Emitir constancias de Registro Único de Seguridad Social.
Llevar el registro y control de las inscripciones y la emisión de constancias de inscripción.
CAPÍTULO III
DE LOS PATRONOS
ARTÍCULO 6**.** Todo patrono está obligado a inscribirse en el Régimen de Seguridad Social y a inscribir al trabajador o a los trabajadores, sin perjuicio de las excepciones establecidas en los demás reglamentos institucionales.
ARTÍCULO 7. Todo patrono desde que inicia actividades está obligado a descontar de la totalidad del salario que devenguen los trabajadores, el porcentaje correspondiente a la cuota laboral, deberá enterar al Instituto la cuota patronal y la cuota laboral descontada. En caso de incumplimiento será sancionado de conformidad con lo establecido por la legislación y normativa institucional aplicable.
ARTÍCULO 8. En una inscripción patronal al Régimen de Seguridad Social, tiene calidad de patrono:
La persona individual o jurídica:
En la actividad económica de la construcción:
b.l El propietario de la construcción, cuando la ejecute un profesional de la ingeniería, maestro de obra, encargado de empresa constructora, pero sin que exista contrato de construcción;
b.2 El contratista, cuando la obra la lleve a cabo por contrato celebrado entre este y el propietario de lal construcción o para la ejecución de una construcción, contenida en escritura pública o documento privado.
El propietario o copropietario de empresas que no estén organizados en forma de sociedad, y cuando ejerzan funciones de dirección administrativa general en los bienes comunes, y
El arrendatario de empresas mercantiles o unidad económica de explotación agrícola por plazo fijado en el contrato de arrendamiento respectivo.
ARTÍCULO 9. Cuando una obra o parte de la obra se hubiese ejecutado, sin que el patrono estuviese inscrito en el Régimen de Seguridad Social, la inscripción se podrá realizar de oficio; para tal efecto, las contribuciones de seguridad social se calcularán estimando el monto de los salarios devengados por los trabajadores como el treinta y cinco por ciento (35%) del valor total de la obra efectuada, determinado mediante licencia municipal, avalúo o contrato celebrado en escritura pública o documento privado.
CAPITULO IV
DE LOS TRABAJADORES
ARTÍCULO 10. Trabajador es la persona individual que presta sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en virtud de un contrato o relación de trabajo.
ARTÍCULO 11. Todo trabajador inscrito debe disponer de un número de Registro Único de Seguridad Social, cuando este se institucionalice, el cual corresponde al Código Único de Identificación -CU1-, y la inscripción debe realizarla el patrono vía electrónica o presencial en el Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, Cajas o Delegaciones Departamentales del Instituto. En caso de no realizarla, el Instituto la realizará de oficio.
ARTICULO 12. El trabajador deberá actualizar anualmente su información respecto a su ubicación y beneficiaros, para lo cual el Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores deberá definir los mecanismos para realizarlo de manera ágil y segura.
CAPÍTULO V
CENTROS DE TRABAJO
ARTÍCULO 13. Para el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, en una inscripción patronal, debe entenderse como centros de trabajo, el lugar donde los trabajadores prestan sus servicios, materiales, intelectuales o de ambos géneros, incluyendo las actividades que realice mediante las Tecnologías de la Información y Comunicación -TIC-.
ARTÍCULO 14. Cuando se trate de empresas de transporte de carga, pasajero o mixto, los vehículos constituyen centros de trabajo.
CAPÍTULO VI
DE LAS INSCRIPCIONES
ARTÍCULO 15. Las inscripciones de patronos deben ser gestionadas ante el Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, Cajas o Delegaciones Departamentales del Instituto, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 20 del presente Acuerdo.
Para el efecto, podrá auxiliarse de los medios que estime pertinentes para obtener información o requerir investigación al Departamento de Inspección Patronal, Cajas o Delegaciones Departamentales.
Al implementarse los sistemas informáticos correspondientes, las gestiones de inscripción, actualización y cese, se podrán realizar por ese medio; y la constancia de la misma, deberá extenderse en forma física o digital, firmada y con la certificación de seguridad correspondiente.
ARTÍCULO 16. La inscripción se realizará mediante el formulario que para el efecto disponga el Instituto, el cual tiene la calidad de declaración jurada; este se presentará en forma física o electrónica, firmado por el patrono o su representante legal, adjuntando la documentación requerida.
ARTÍCULO 17. La documentación requerida para la inscripción deberá ser la siguiente:
Para personas individuales, copia digital o fotocopia simple de:
Documento Personal de Identificación -DPI- del propietario o copropietarios, en el caso de ser extranjero, del Pasaporte.
Constancia ratificada del Registro Tributario Unificado -RTU-.
Patente de comercio de empresa (para el caso de comerciantes).
Mandato o Carta Poder (copropiedad de empresas).
Para personas jurídicas, entidades del Estado o embajadas, copia digital o fotocopia simple de:
Documentación que acredite la representación legal.
Documento Personal de Identificación -DPI- del representante legal, o Pasaporte, si es extranjero.
Patente de Comercio de Sociedad y de Empresa, cuando corresponda.
Documento con el que acredite la personalidad jurídica, (Testimonio de la Escritura Pública de Constitución de Sociedad y sus modificaciones o el documento con el cual se hubiese constituido, inscrito en el Registro correspondiente).
Constancia ratificada del Registro Tributario Unificado -RTU- de la entidad.
Pasaporte del Embajador.
Constancia ratificada del Registro Tributario Unificado -RTU- de la Embajada.
Documento del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que conste que una embajada se encuentra acreditada ante el Gobierno de Guatemala.
Para ambos, cantidad de trabajadores a inscribir al régimen.
ARTÍCULO 18. La documentación requerida para la inscripción patronal relacionada con la empresa, según su tipo, es la siguiente:
Empresas Mercantiles: Copia digital o fotocopia de patente de comercio. Por cada contrato de servicio suscrito, el patrono deberá presentar copia del mismo. El patrono que tenga personal administrativo deberá contar con su registro patronal administrativo, para la adhesión de los contratos comerciales que suscriba.
Empresas Agropecuarias: Copia digital o fotocopia de certificación de inscripción del inmueble en el Registro General de la Propiedad, donde consten números de finca, folio y libro a favor de la empresa agropecuaria.
Empresas arrendadas: Copia digital o fotocopia del contrato respectivo.
Empresas de Construcción de Obras: Los mismos documentos que se requieran para el registro cuando se trate de empresas mercantiles, copia digital o fotocopia de licencia municipal de construcción, del contrato suscrito con el Estado o sus entidades autónomas, semiautónomas o descentralizadas.
Empresas de Transpone Terrestre: Copia digital o fotocopia legalizada de la tarjeta de circulación de los vehículos y cuando estos sean arrendados, presentar copia digital o fotocopia del contrato de arrendamiento.
Colegios: Copia digital o fotocopia de la resolución del Ministerio de Educación autorizando su funcionamiento y acta de inicio de labores.
ARTÍCULO 19. Conforme la adopción de tecnologías de información y comunicaciones en el Instituto, los trámites para presentar los requisitos dictados en los artículos 17 y 18 del presente reglamento, deberán ser facilitados para realizarse en medios electrónicos.
ARTÍCULO 20. Cumplidos ios requisitos y documentación requerida, se asignará un número de registro, que le identificará como inscrito en el Registro Único de Seguridad Social, correspondiente.
El Registro Único de Seguridad Social, podrá ser entregado personalmente o de forma electrónica por medio del correo electrónico registrado para el efecto. Dicha notificación tendrá plena validez y surtirá efectos a partir del día siguiente de su recepción.
Una vez emitido el Registro Único de Seguridad Social, el Instituto se reserva el derecho de comprobar si los datos consignados son correctos. Asimismo, el Instituto queda facultado para ampliar la fecha de declaratoria formal en una inscripción y realizar gestiones de cobro por cuotas no pagadas, de ser procedentes.
ARTÍCULO 21. Cuando el Instituto compruebe que el sujeto obligado a inscribirse al Régimen de Seguridad Social no lo haya realizado, procederá a realizar la inscripción de oficio; dicha acción no lo exime de pagar las contribuciones respectivas, a partir de la fecha que el Instituto determine que adquirió la obligación, según lo establecido en la normativa institucional vigente.
ARTÍCULO 22. Para el trámite de las inscripciones de oficio, deberá determinar la información siguiente:
Fecha en que inició actividades, de conformidad con los registros respectivos.
El nombre del obligado a inscribirse, de la empresa y la dirección exacta de su ubicación.
ARTÍCULO 23. El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, después de establecer lo descrito en el artículo anterior, asignará número de Registro Único de Seguridad Social, y procederá a su notificación.
ARTÍCULO 24. Posterior a la inscripción de oficio, se podrán realizar las revisiones contables al inscrito, las cuales deberán quedar integradas en el expediente de inscripción.
ARTÍCULO 25. El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, deberá llevar un registro adicional de todos los inscritos de oficio.
ARTÍCULO 26**.** El Instituto debe tener un registro especial de números patronales asignados al Estado como entidad patronal, que consiste en una serie, aparte de la numeración general de los demás inscritos en el Régimen de Seguridad Social.
ARTÍCULO 27. Debe otorgarse número patronal de la serie de registros de patronos particulares, a dependencias del Estado que tengan personalidad jurídica y patrimonio propio.
CAPÍTULO VII
DE LAS ACTUALIZACIONES Y CESES DE PATRONOS
ARTÍCULO 28. Las actualizaciones patronales son las modificaciones a los datos registrados en la inscripción.
ARTÍCULO 29. Se deben de tomar como actualizaciones de registro de patronos, las siguientes actividades:
Anulación de una inscripción’. Procede cuando se otorgue la calidad de inscrito al Régimen de Seguridad Social a una persona individual o jurídica, que no la tiene, por orden judicial, por proporcionar información o documentación falsa o por duplicidad de la información; la anulación causará efecto desde la fecha de declaratoria formal de inscripción; sin embargo, las contribuciones enteradas al Instituto quedaran a favor de este. En el caso de duplicidad, si hubo pago de cuotas percibidas bajo el número de registro asignado a la inscripción a anularse, se trasladarán a la inscripción original.
Modificación: Refiere a cambios en los datos registrados en la inscripción en el Régimen de Seguridad Social, como cambio de dirección, de lugar para recibir citaciones, notificaciones o emplazamientos, cambio de Representante Legal, sustitución de patrono por cualquier motivo, modificación a la razón o denominación social, o cualquier otra información que conste en el Registro. El Instituto podrá rectificar de oficio la información de inscripción cuando establezca por cualquier medio, que es diferente a la proporcionada.
Cuando el Instituto rectifique la información de inscripción, lo notificará al interesado por los medios establecidas para el efecto.
Suspensión y reanudación de la inscripción: El inscrito deberá dar aviso al Instituto cuando suspenda sus actividades, así como cuando reanude el ejercicio de las mismas, para que se levante la suspensión, sin perjuicio que el Instituto de oficio, realice el levantamiento de dicha suspensión.
ARTÍCULO 30. El cese de un patrono procede cuando se clausuren definitivamente las actividades de la empresa y, jurídicamente deje de existir.
ARTÍCULO 31. Queda bajo estricta responsabilidad del patrono dar aviso al Instituto de cualquier cambio de dirección, ubicación de establecimiento, domicilio fiscal, suspensión o reanudación de actividades, cambio de nombre, razón o denominación social, o cualquier otro dato que deba modificarse en los Registros del Instituto.
La actualización surtirá efectos a partir de la fecha del aviso del patrono, o desde la ejecución del cambio de oficio, según corresponda. La falta de actualización de la información por parte del patrono no afecta el derecho que el Instituto tiene, de percibir las cuotas pendientes de pago o gestionar el cobro de cualquier adeudo a su favor, que se hubiese ocasionado durante la vigencia de la inscripción.
ARTÍCULO 32. El patrono deberá dar aviso por los medios electrónicos que para el efecto estén disponibles, o por escrito al Instituto, por intermedio del Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores o por las Delegaciones o Cajas Departamentales, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en la cual se suscitó la actualización. Cuando el obligado no dé el aviso en el plazo establecido en el presente artículo, será sancionado con multa de quinientos quetzales (Q.500.00).
CAPÍTULO VIH
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 33. El registro y control de las inscripciones en el Régimen de Seguridad Social, estará a cargo de la Dirección de Recaudación a través del Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores.
ARTÍCULO 34. Todos los patronos obligados a contribuir al Régimen de Seguridad Social deberán inscribirse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de dicha obligación.
Los patronos inscritos en el período de tiempo dispuesto en el párrafo anterior podrán hacer efectivas sus contribuciones a la seguridad social sin los recargos contemplados en la normativa de recaudación, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la inscripción. Si el pago se realiza después del plazo señalado, se aplicarán los recargos e intereses que procedan, así como multa de quinientos quetzales (Q.500.00).
Las solicitudes de inscripción realizadas fuera del plazo señalado en el primer párrafo del presente artículo, da derecho al Instituto a realizar la inscripción de oficio, a hacer constar la fecha de inicio de obligatoriedad, para efectos del cálculo y cobro de las cuotas respectivas, imponer los recargos contemplados en la normativa de recaudación, así como multa de quinientos quetzales (Q.500.00).
La presente disposición también se aplicará para el caso de inscripciones de oficio.
ARTÍCULO 35. La firma y sello de las constancias de Registro Único de Seguridad Social, se podrán realizar por medios manuales o electrónicos indistintamente, por el funcionario o empleado facultado para el efecto.
ARTÍCULO 36. La Gerencia del Instituto queda facultada, para emitir todas aquellas disposiciones administrativas necesarias para la aplicación de este Reglamento.
CAPÍTULO IX
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y DEROGATORIAS
ARTÍCULO 37. Todas las inscripciones de patronos y trabajadores que, a la entrada en vigencia del presente Reglamento, estén formalmente incorporadas al Régimen de Seguridad Social, mantienen su condición legal, y cuando presenten cualquier modificación o clausuren actividades, se deberá proceder de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento.
ARTÍCULO 38. Se deroga el Acuerdo 1123 emitido por la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, así como todas aquellas normas y disposiciones reglamentarias que se opongan al presente Acuerdo.
ARTÍCULO 39. El presente Acuerdo deberá elevarse al Organismo Ejecutivo por conducto del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, para los efectos de lo establecido en el párrafo segundo, inciso a), del Artículo 19 de la Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social; y entrará en vigencia ai día siguiente que se publique en el Diario Oficial el Acuerdo Gubernativo que lo apruebe.
Dado en el Salón de Sesiones de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, en la Ciudad de Guatemala a los once días del mes de octubre del año dos mil veintidós