Respuesta Corta:
Segundo párrafo del Numeral 20, Artículo 21 de la Ley de Actualización Tributaria
Una deficiencia de Control Interno muy común en la mayoría de empresas que comercializan productos y que venden al crédito, es el control de saldos de clientes, especialmente si tiene vendedores (es frecuente la rotación de personal de ventas y que en algún momento se descuida la cartera de clientes, no se le da seguimiento)
En algunos casos con los estados de cuenta bancarios es difícil (por no decir imposible) poder vincular los depósitos con los pagos que hacen los clientes.
Lo normal es que el cliente se comunique con el vendedor del pago hecho (depósito realizado) y éste informe a Contabilidad o el Departamento o área correspondiente para confirmar dichos pagos, al confirmar se procede a emitir los recibos de caja respectivos, rebajar el saldo del cliente y cálculo de comisiones (sobre cobros) a favor del vendedor (es indispensable una buena comunicación entre Ventas, Cobros y Contabilidad, es decir que todos sintonicemos la misma frecuencia)
Hace tiempo vimos un caso de una empresa (se consultaba todos los días la disponibilidad de fondos), en el estado de cuenta, aparecen diariamente los depósitos y el número de agencia en el que se efectuó.
Se consultaba el número de agencia, y se identificaba el lugar donde se efectuó el deposito, se revisaban los estados de cuenta de los clientes (clasificados por ubicación geográfica) así como los montos o saldos. Ejemplo para efectos ilustrativos:
Supongamos que se tienen clientes en todos los departamentos, el día de hoy alguien realizó un depósito en Sololá por Q3,000.00. Se revisa la lista de clientes de ese Departamento (municipio, aldea, etc.) y encontramos tres clientes, Cliente uno tiene un saldo de Q10,000.00, Cliente Dos tiene un saldo de Q1,500.00 y cliente tres un saldo de Q2,500.00.
Salvo que se trate de un anticipo, lógicamente corresponde al primer cliente, se le avisa al vendedor asignado a efecto se comunique con sus clientes de ese lugar, éste confirma que el cliente uno hizo el depósito (ya sea que le proporcione el número de boleta, le envié una foto, etc.).
Sin embargo, se pueden presentar casos en que el Cliente Uno viene a la Ciudad Capital o viaja a otro Departamento y hace el depósito (no lo hace en Sololá) y se le olvidó reportarlo al vendedor asignado. Nadie le dio seguimiento, y en el estado de cuenta bancario no hay forma de vincular ese depósito con algún cliente. Generalmente las áreas o departamentos de Contabilidad, Ventas y Cobros se reúnen para revisar datos (anticipos, abonos, saldos, etc) de los clientes, un buen control interno facilita ese seguimiento.
Las reformas contenidas en el Decreto 37-2016, obliga a los contribuyentes a fortalecer sus controles internos (hace necesario evaluar los riesgos o debilidades de cada departamento que conforman la empresa y se implementen las correcciones necesarias o mejoras en los sistemas o procesos)
Antes de dicha Reforma era costumbre utilizar la cuenta: Depósitos por aplicar (pasivo o cuenta pivote o acumuladora) que al final del ejercicio fiscal reflejaba un saldo nada razonable y no había forma de regularizar ese saldo.
Si utiliza la cuenta otros ingresos, ésta cuenta estaría afecta al ISR (sobre utilidades el 25% y sobre ingresos el 5-7% ), es decir que se satisfizo en su oportunidad el Impuesto Sobre la Renta. Pero (…) las reformas del Decreto 37-2016 obliga a separar los ingresos por actividades normales (ventas), operaciones con los clientes (cobros), anticipos de clientes (pasivos), financiamiento (préstamos), traslados de fondos entre cuentas bancarias de la empresa, cobros por cuenta ajena, contratos de mercaderías en consignación, etc., sin embargo,
Que hay de malo usar la cuenta otros ingresos: técnicamente al realizar los asientos contables (partidas de diarios) estas operaciones no están soportados por los documentos que originan la transacción, aparente no se respaldan con las facturas de ventas o servicios prestados (obviamente surgieron por la venta de bienes o prestación de servicios documentos con su respectiva factura pero el contribuyente no podrá demostrarlo en caso de fiscalización), lo que abre la puerta de la “Duda Razonable” (subdeclarantes voluntarios o involuntarios) los movimientos bancarios deben concordar con los montos de las ventas (facturas) que reporta el contribuyente a la SAT, si estos fueran desproporcionados deberá tener toda la documentación que respalde dichos movimientos y que pueda justificarlos, caso contrario podría ser objeto de ajustes, multas y posiblemente otro tipo de sanciones.
