Compras de Contado, pagadas con cheque

Buenas tardes a todos.

A continuación unas preguntas que parecen sacadas de la manga, pero estoy seguro que alguno de los participantes ya las ha resuelto y que para mi hoy es una encrucijada:

  1. Hoy el contribuyente salio con chequera en mano e hizo varias compras y pago con la chequera de la empresa, anotando en el codo lo correspondiente, y guardando celosamente las facturas canceladas para no tener problema con la pronta vigencia del Decreto 37-2016 y de esta forma salvaguardar al contador y la información.

  2. Llega a la oficina y solicita se actualice la contabilidad para variar de forma inmediata, porque saldrá de viaje a seguir con las compras, y necesita saber; a) la disponibilidad, b) cuanto lleva acumulado de crédito fiscal y c) saber en que debe invertir para hacer la o las compras de una sola vez.

  3. El contador le dice que no hay problema que la información se la tendrá lo más pronto posible que ni se lo imagina, porque el trabaja con DC2 y eso para él es pan comido.

  4. Viene el contador y verifica la partida (configuración) de compras al contado y activa la casilla de Cuenta Bancaria y como son compras al contado la casilla de comportamiento no afecta para aumentar el saldo, esto se puede observar en la siguiente imagen:

  1. Efectuada la configuración, introduce la primer factura y nota que no existe donde ingresar el número de cheque pero aun así graba; como es un contador precavido verifica en el libro de compras que la factura esta grabada, todo ok.hasta aquí.

  2. Verifica en el reporte movimiento de una cuenta bancaria y sorpresa, aquí NO aparece el cheque grabado, que paso?

  3. Y le surgen las siguientes interrogantes.
    A) Si son ventas al contado NO es posible que tenga que grabar primero las facturas de compras como si fuera crédito?
    B) Tendrá ahora que trabajar cheque por cheque para cancelar las facturas que no son crédito?.
    C) Eso implicaría doble trabajo y el Jefe ya está solicitando la información; la información no podrá obtenerse de forma inmediata.

  4. El jefe sale de la oficina desesperado vociferando y alterado porque la información no se le ha hecho llegar…

La pregunta del millón ¿Cómo resolver este inconveniente?

Que grabe la factura y el cheque aparezca también operado en el listado de movimiento de banco para obtener la información solicitada, tan solo grabando la factura que se cancelo de una vez con el cheque respectivo esto sin tener que grabar por separado la factura…

Cualquier sugerencia sera bienvenida.

Nosotros actualmente lo trabajamos como si fuera factura al crédito abonando una cuenta por pagar y luego en otro tipo de documento registramos la transacción bancaria. Sólo las compras con caja o caja chica son en las que abonamos directamente la cuenta del activo.

Por eso le comentaba al ingeniero que siento que la opción de aplicar los documentos en la ventana de ingreso alarga mucho el proceso de registro.

Buen día Lic.

Quizá esta alternativa puede ayudarle.

Ejemplo: Compra al contado con Cheque por Q1,120.00
Tipo de documento: Cheque de pagos varios. (Ojo no usar el de pago a proveedores)

Condición: Crear una cuenta contable de transición, ejemplo: Regularizador de Pagos y en el cheque afectar esta cuenta.

Al momento de operar esta factura de compras al contado, según configuración del documento, generalmente se usa Caja General: se le cambia la cuenta contable por la cuenta usada en este ejemplo: Regularizador de pagos.

  1. Se cumple el objetivo de afectar saldo de bancos.
  2. No se complica con las cuentas corrientes (CxP, base, aplicación, etc.)
  3. No hay necesidad de crear otros tipos de documentos.

Nota: La cuenta regularizadora de pagos debe quedar a Q0.00.

Para mejor comprensión ver las siguientes imágenes.

Saludos.

@Blagmiro_Contreras

Al respecto actualmente algo similar estoy utilizando para ese tipo de compras, sin embargo, lo que pretendo y considero es una opción a considerar; es que al momento de ingresar la factura y aprovechando que existe el campo para utilizar el banco y al marcarlo, permita desde la grabación de la factura, afectar de una sola vez el auxiliar de bancos.

Con ello nos ahorraríamos tener que grabar primero la factura y después realizar el pago con el cheque correspondiente.

Como siempre 1000 gracias por la sugerencia.

Interesante ejercicio, yo recuerdo que alguna vez trabaje un sistema en el que la operación se hacia grabando la factura y el detalle de la factura se colocaba con que tipo de documento fue pagado y que banco, automáticamente el sistema al consultar mi banco consolidaba el numero de documento que aparecia en diferentes facturas, en una sola operación en mi auxiliar, de esta manera se ahorraba un poco la cuenta transitoria y tener que estar verificando mensualmente que su saldo fuera CERO, lo que seguía era conciliar la cuenta bancaria para que toda las operaciones estuvieran cuadradas, según recuerdo así funcionaba ese sistema.

Buenas noches.
Excelente observación, ya que al llevar contabilidad externa lo que nos entregan son lo voucher de los cheques con las facturas canceladas, por lo cual se procede a operar la factura y luego el cheque. Al realizar el cambio sugerido por el Lic. Hugo Gonzalez, sería una gran ayuda para el ingreso de documentos ya que de una vez se ingresa la factura con los datos del cheque que cancela.

Un poco tarde pero acabo de probar y sí se puede afectar de una vez el libro de compras y el auxiliar de bancos. Estaba viendo la imagen que subió y en la “Cuenta bancaria” aparece que no es documento de bancos.

Cierto, se puede afectar el libro de compras y el auxiliar de bancos en un solo documento para no utilizar la cuenta transitoria, yo lo he trabajado de esa manera en un mismo documento con la configuración que indica @luciaguilar. Lo unico es que la ahora de mostrar el reporte de movimiento de la cuenta bancaria aparace el numero de factura pero modifico el reporte en formato excel ingresando el documento bancario.
Saludos

Cabal, lo que nosotros estamos haciendo es en la descripción colocarle el número de cheque, transferencia y/o voucher de la tarjeta

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buenas tardes

Disculpe seria tan amable de mostrarme su procedimiento con graficas.

Gracias de antemano

Dando seguimiento con el tema ya expuesto… estoy trabajando tal y como indica Rudy Machan y Luci.
Pero entiendo la intencion de del señor Hugo, seria mejor ir colocando el numero de cheque de una vez para no estar modificando, asi nos ahorariamos tiempo.