Algunas recomendaciones sobre Factura Electrónica en Línea - FEL

Según datos publicados por la Administración Tributaria al 19 de febrero 2019 había 2,194 contribuyentes (voluntarios y aquellos que fueron obligados) afiliados al Régimen de Factura Electrónica como emisores DTE image

Una de las ventajas de FEL es que ya no es obligatorio imprimir las facturas, generalmente las envían por correo electrónico (salvo aquellos por costumbre proporcionan copia impresa).

Sin embargo, también es una desventaja para el Departamento de Contabilidad (y aún más para Contabilidad Externa), salvo algunas empresas muy bien disciplinadas que piden que los correos electrónicos sean enviados con copia a Contabilidad, es muy común que casi todos los correos son enviados a la Gerencia de la empresa (al dueño de la empresa) o al correo clásico info@nombredelcontribuyente.com.gt y no le dan seguimiento ni mucho menos que se los reenvíen a Contabilidad.

Razón por la cual, la recomendación es que por medio de Agencia Virtual image (del contribuyente) se consulte en forma periódica (cada cierre de mes) las facturas electrónicas recibidas, muy similar a la consulta image que hacemos para obtener las constancias, cuando los Agentes de Retención de IVA reportan dichas retenciones, pero por diversas razones algunas retenciones no se recibieron ni en formato electrónico ni físico, es la típica consulta entre los días 22 al 25 de cada mes dependiendo de los días inhábiles).

Adicionalmente hay que estar atentos con el estatus de las facturas: image la cual puede ser anulada por el emisor DTE, este insignificante inconveniente es del conocimiento de SAT y ofreció (sin fijar plazo o fecha para su implementación o que ya se hubiere implementado) que previo a que sea anulado un DTE en FEL - el contribuyente que recibe DTE debe dar su consentimiento. A diferencia de FACE, las facturas electrónicas emitidas no se pueden anular, para el efecto se emite la respectiva Nota de Crédito electrónica para anular la operación de la factura emitida y se emite una nueva factura con los datos correctos.

Probablemente en el caso de Contabilidad Externa no tenga el acceso de Agencia Virtual, pueden solicitar a las empresas por medio de la persona que tenga la autorización o acceso a Agencia Virtual que hagan la consulta mensual (ejemplo del 01 al 28 de febrero 2019) y bajen los archivos que contienen las facturas y que le envíen a Contabilidad las facturas FEL ya sea individuales o en archivo zip que genera Agencia Virtual del mes correspondiente.

Para mejor compresión ver las siguientes imágenes:



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