Notas de crédito electrónicas


#1

Buen día compañeros, tengo una empresa en la cual toda la documentación emitida es electrónica, facturas notas de crédito etc, pero me surge una duda las notas de crédito electrónicas deben de ir firmadas y selladas por los clientes al cual se emite o puedo obviar esto (porque a veces se hace muy difícil que el cliente firme en los departamentos) y si me traerá repercusiones en alguna revisión, si me pueden aclarar por favor

gracias,


#2

Buen día

Salvo la opinión de otros usuarios del Foro:

Respuesta corta: No puede obviar ese paso (firma y sello del cliente), en caso de fiscalización la repercusión es por ajuste y multa en su crédito fiscal.

Si obvia dicho paso. No deberá afectar su débito fiscal (perder el derecho a disminuir su IVA por pagar)

Respuesta larga:

Si monto del débito fiscal no es significativo (valores pequeños) y las circunstancias imposibilitan la obtención de firma y sello de recibido de la Nota de Crédito por descuentos o devoluciones, algunas empresas adoptan como política no afectar su débito fiscal (absorben el IVA).

Otra política es que el vendedor cuando haga su ruta, visita al cliente y le entrega la Nota de Crédito (dentro de los dos meses de emitida la factura).

Otra forma cuando el monto lo justifica, es enviarle la Nota de Crédito por medio de empresas de mensajería o correspondencia (la empresa paga el importe) y el cliente firma y sella (aunque no todos los clientes tienen sello) la nota y la devuelve por mensajería (este es el comprobante de entrega), pero se corre el riesgo de extravió o no localización del cliente.

Cuando el monto es significativo (hablamos de miles de Quetzales), la recomendación es que se haga por el medio tradicional, entrega de la Nota de Crédito impresa y obtención de firma y sello respectivo a efecto de tener certeza.

Con el auge de las tecnologías de Comunicación e Información ( TIC ) y las ventas a distancia, muchos esquemas tradiciones han cambiado, las facturas y otros documentos tributarios se pueden hacer llegar a los clientes por medio electrónicos (web: nube, e-mail, etc.), razón por la cual la legislación tributaria incluso ya contempla este tipo de situaciones.
Revisando un poco la normativa sobre el Régimen de Factura Electrónica, contenida en el ACUERDO DE DIRECTORIO SAT 24-2007 (Y MODIFICACIONES 31-2007 Y 08-2011), el artículo 10 “A”, señala:


image


Pero en el artículo 3 de esa normativa, también indica


image


El artículo 17 de la Ley del IVA (Ley específica), señala:

image

Se puede decir que en el caso de la Nota de Crédito, el Legislador consideró necesario mantener la ecuación de crédito y débito fiscal entre ambas partes, obligando a la parte emisora del documento (vendedor) la obtención de la firma y sello de recepción por parte del comprador.

Ecuación del Crédito y Débito Fiscal del IVA:
Disminución del Débito Fiscal (vendedor) = Disminución del Crédito Fiscal (comprador)

En ese orden de ideas, toda vez usted obtenga una constancia (acuse de recibo, confirmación, etc.) por parte del comprador ya sea que este autorice a la persona o Departamento designado para dicho propósito (no enviar el correo a un Departamento distinto a Contabilidad, Tesorería, Finanzas, Auditoria Interna, Etc.) es decir que son los únicos autorizados por el comprador puede hacerlo por medios electrónicos, haciendo la salvedad que debe ser previamente acordado y dejar constancia de tal hecho. También debe considerar algunos aspectos, como los que regulados por El Decreto 47-2008, Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, entre otros:


image


image


Es muy importante definir la política para el tratamiento de las Notas de Crédito

Saludos


#3

Licenciado muchas gracias por una excelente explicación, y ademas poner bases legales. me ha ayudado

gracias,