Buenas tardes estimados amigos del foro. Quiero comentarles que en mi oficina tengo la costumbre de que a mis clientes les llevo un cartapacio en donde les archivo en papel sus libros contables, declaraciones de impuestos y planillas del IGSS. Sin embargo estos archivadores con el tiempo tienden a ser muy voluminosos. En una ocasión tuve el gran gusto de conocer al señor Johan Cortéz y me comentaba que él en su caso particular, entregaba dichos documentos de manera digital lo que me pareció muy interesante ya que la tendencia mundial es a usar menos papel cada vez. Sin embargo cuando la SAT, El Ministerio de Trabajo o el IGSS en su caso, deciden realizar alguna revisión contable, todo lo piden de manera impresa e incluso certificada. Entonces me parece un problema que a última hora nos pongamos a imprimir todos los libros, declaraciones, planillas, nóminas etcétera, a última hora para acudir a dichas citaciones. ¿Ustedes como le hacen? Saludos.
Estimado amigo, lastimosamente debido a los requerimientos de las diferentes instituciones es aconsejable llevarlo de manera ordenada en físico, yo trato de llevarlo en varios archivadores cuando son muchos los documentos de este le coloco tomo 2 y así sucesivamente, todo esto para su adecuada verificación y poder encontrarlos cuando sean requeridos, además si desea puede llevar un archivo virtual como respaldo.
Buen dia @vfranco004
Yo también tengo la costumbre de imprimir en papel todas las transacciones después de cerrar un mes contable pues me parece lo más correcto, ya que un archivo electrónico podría sufrir eliminación accidental y nos daría un infarto al percatarnos que nos quedamos sin ninguna información. Aunque es gusto de cada contador pero yo prefiero imprimir cada mes que voy cerrando. Saludos
Saludos estimado @vfranco004
Tomando en cuenta código tributario y en esas secuencia
nos servirá para crear el criterio que mejor sea para nosotros y los clientes !!!
Artículo 35. Medios de extinción. La obligación tributaria se extingue por los siguientes
medios:
- Pago.
- Compensación.
- Confusión…
- Condonación o remisión.
5. Prescripción
Prescripción
Artículo 47. Plazos. (Reformado por el artículo 8 del Decreto 58-96 del Congreso de la
República). El derecho de la Administración Tributaria para hacer verificaciones, ajustes,
rectificaciones o determinaciones de las obligaciones tributarias, liquidar intereses y multas y
exigir su cumplimiento y pago a los contribuyentes o los responsables, deberá ejercitarse dentro
del plazo de cuatro (4) años. En igual plazo deberán los contribuyentes o los responsables
ejercitar su derecho de repetición, en cuanto a lo pagado en exceso o indebidamente cobrado por
concepto de tributos, intereses, recargos y multas
Artículo 93. Resistencia a la acción fiscalizadora de la Administración Tributaria.
2. Negarse a proporcionar información, libros, registros, datos, documentos y otros elementos
necesarios para establecer la base imponible de los tributos y comprobar la cancelación de
la obligación tributaria
Artículo 94. Infracciones a los deberes formales
7. No llevar al día los libros y registros contables a que obligan el Código de Comercio y las
leyes tributarias específicas. Se entiende que están al día, si todas las operaciones se
encuentran asentadas en los libros y registros debidamente autorizados y habilitados,
dentro de los dos (2) meses calendario inmediato siguiente de realizadas
código de comercio
Contabilidad
Artículo 368. (Contabilidad y registros indispensable). (Reformado por el artículo 1 del
Decreto 40-99 del Congreso de la República). Los comerciantes están obligados a llevar su
contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios
de contabilidad generalmente aceptados.
Para ese efecto deberán llevar, los siguientes libros o registros: 1.-Inventarios; 2.-De Primera
Entrada o Diario; 3.-Mayor o Centralizador; 4.-De Estados Financieros.
Además podrán utilizar los otros que estimen necesarios por exigencias contables o administrativas
o en virtud de otras leyes especiales.
También podrán llevar la contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o
por cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y fiscalización.
EN RESUMEN CON EL ANTERIOR CONTEXTO
Las leyes actuales nos enmarcan los libros a llevar las formas y la opción de procesos mecanizados que deberán ser plasmado en hojas sueltas y resguardar todo lo q compruebe dicha contabilidad como mínimo cuatro años, siempre tomando en cuenta los situaciones que detienen la prescripción, y nos menciona las multas o sancionas por no tenerla bajo esos lineamientos o formalidades. IMPRESO SIEMPRE y no es opcional.
Espero aportar un granito de arena… 
Yo aprendí el mes pasado a que hay que imprimir libros mensualmente… una “multita” de Q1,000 porque no me alcanzaron los folios de un cliente que recibió requerimiento me dio la lección.
Ahora, formularios y planillas sólo los imprimo cuando hay requerimientos, es mucho papel el que se desperdicia con esos formularios que en algunos casos la primera hoja sólo tiene los datos generales. Toca correr para responder requerimientos pero cuando calculo el tiempo que mensualmente utilizamos para algo más productivo que imprimir y archivar, vale la pena. Igual sólo imprimo la copia que se entrega certificada, o sea, que si los tuviera en papel de todos modos tendría que ponerme a sacar fotocopias.