Buen día
Debo suponer que este tipo de operaciones se realizan entre empresas relacionadas (partes relacionadas), y es probable la existencia de Contratos privados típicos o atípicos (mercantiles y civiles) o negocios jurídicos.
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Contratos mercantiles Típicos (tipificados en la Ley): contrato de suministro, cuenta corriente, fideicomiso, etc.
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Contratos mercantiles Atípicos (no contemplados específicamente en la Ley), hay una gama amplia o variedad con características complejas, esencialmente originados por la dinámica comercial moderna o contemporánea, ejemplo clásico los contratos o modalidades del outsoursing (subcontratación de servicios o tercerización de servicios)
A través del Foro se han hecho publicaciones relacionadas con el tema de cobro por cuenta ajena, he aquí una de ellas:
Por tratarse de un tema de bienes inmuebles, hay varias aristas o circunstancias que se rigen por las disposiciones de los contratos, especialmente si la figura utilizada en el contrato es un fideicomiso de administración, de inversión, de obligaciones, de garantía, etc., dicho contrato es celebrado en escritura pública.
Probablemente con los clientes hubieren celebrado un contrato privado de promesa de compra venta de bien inmueble.
A falta de más información y fuera del contexto de bienes inmuebles, en condiciones normales (en operaciones comerciales o mercantiles) y como parte de la logística corresponde hacer pagos o cobros por cuenta ajena (a nombre del cliente), que esta actividad debe estar plenamente identificada y contenida en objeto de la patente (giro del negocio), cada entidad tiene sus propias características pero en general estas son las recomendaciones principales:
- Llevar un registro auxiliar en donde se identifique al cliente (nombre y NIT) y el valor del o los depósitos
- Operar dichos depósitos en una cuenta bancaria específica para los depósitos por cuenta ajena
- Recibos de Caja con la leyenda: Cobros por cuenta ajena (para separarlos de los recibos por ingresos propios u honorarios)
- Usar un formato de liquidación de pagos o gastos por cuenta ajena (como mínimo en original y copia –Archivo/Cliente)
- Crear un expediente para cada cliente (vitácora o historial) con toda la documentación relacionada.